Módulo de hotel¶

El módulo de hotel convierte DiKAS en una gestión de habitaciones para establecimientos pequeños: pensión, posada, apartamento vacacional, hotel pequeño. Cree habitaciones, fije precios por temporada, registre reservas, haga el check-in y el check-out de los huéspedes, organice la limpieza — y reúna en una cuenta de la habitación todo lo que el huésped consume en el establecimiento, que al final se paga con un recibo de caja en regla.

Activación: Admin → Configuración → Operación → Hotel. El módulo debe tener licencia: sin licencia, la opción de menú ni siquiera aparece.

🏨 El desarrollo de una estancia¶

Reserva → Confirmación → Check-in → Estancia → Liquidar → Check-out
   ↓                        ↓           ↓          ↓
Solicitud             Se crea la    Restaurante,  Recibo de caja
(online)              cuenta de la  bar, minibar  con método de pago
                      habitación

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer a continuación
Solicitada	Hay una reserva, pero el establecimiento aún no la ha confirmado	Confirmar, anular, no presentado
Confirmada	El establecimiento la ha aceptado	Check-in, anular, no presentado
Con check-in	El huésped está en el establecimiento, la cuenta de la habitación está abierta	Liquidar y después hacer el check-out
Con check-out	Estancia terminada, cuenta liquidada	—
Anulada	Cancelada	—
No presentado	El huésped no se ha presentado sin cancelar	—

Anulada y No presentado no son lo mismo

Según sus condiciones, una cancelación a tiempo es gratuita; un huésped que simplemente no viene, por lo general no. Por eso regístrelo como no presentado y no como anulado: solo así tendrá la base para cobrar la noche. La habitación vuelve a quedar libre, pero la cuenta de la habitación sigue abierta.

🛏️ Habitaciones y tipos de habitación¶

Un tipo de habitación agrupa habitaciones del mismo tipo — «habitación doble», «suite». De él dependen el precio base y la ocupación máxima. Una habitación es un espacio concreto: número, planta, estado.

La diferencia es importante a la hora de reservar: su huésped reserva online un tipo, no una habitación determinada. Qué habitación recibe lo decide usted en el check-in.

Estado de la habitación: Disponible · Ocupada · Fuera de servicio · Mantenimiento Estado de limpieza: Limpia · Sucia · En proceso · Revisada

Bloquear habitaciones¶

Una habitación que se está reformando o que se quiere reservar para un grupo se bloquea en el plano de ocupación con «Bloquear habitación». Las habitaciones bloqueadas aparecen en el plano como «Bloqueada», no se pueden reservar online y no se les puede hacer el check-in.

💶 Precios¶

Un plan de precios indica lo que cuesta una noche. Por cada tipo de habitación pueden coexistir varios, por ejemplo uno normal y uno de tarifa semanal.

Componente	Efecto
Precios de temporada	Precio por noche en un periodo
Recargo de fin de semana	Porcentual, se aplica sábados y domingos
Recargo de festivos	Porcentual, se aplica solo a los días que usted introduzca
Persona adicional	Importe por persona sobre la ocupación estándar
Desayuno	Precio por adulto y noche
Estancia mínima	Por debajo de este número de noches, el plan no se puede reservar

El recargo de festivos necesita días introducidos

Un porcentaje por sí solo no afecta a ningún precio. Los festivos varían según la región — el Corpus Christi es festivo en Baviera, no en Berlín —, y muchos establecimientos incluyen también las fiestas locales o las ferias. Por eso es usted quien introduce los días. La pantalla le avisa cuando hay un recargo sin días.

Festivo en fin de semana

Si un festivo cae en sábado, se aplica el recargo más alto de los dos, no ambos a la vez.

🧾 La cuenta de la habitación¶

En el check-in se crea la cuenta de la habitación. En ella se carga:

automáticamente en el check-in: cada noche por separado, el desayuno y la tasa turística
durante la estancia: todo lo que el huésped consume en el establecimiento — restaurante, bar, minibar

Por qué las noches se cargan ya en el check-in

Los grandes hoteles cargan el precio de la habitación en un proceso nocturno. Para un establecimiento pequeño es innecesario y propenso a fallos; DiKAS carga toda la estancia en el check-in. Si el huésped prolonga, se carga la diferencia.

Cargar a la habitación¶

En el restaurante, en el bar o en la venta directa, el camarero elige al cobrar el método de pago «a la habitación». Se abre la selección de habitación:

escribir el número de habitación («204»)
escribir el nombre del huésped («Ejemplo»)
o acercar la tarjeta llave de la habitación al lector

Solo se muestran las habitaciones en las que hay un huésped con check-in hecho, junto con el saldo actual, para que vea si es la correcta. El recibo se cierra y se firma después con normalidad en la caja; solo queda abierto el crédito frente al huésped.

Sin habitación elegida no se puede continuar

Es intencionado: una reserva de habitación sin habitación no termina en ninguna cuenta. El recibo llevaría el método de pago, pero el dinero no estaría en ningún sitio — y no se notaría hasta la liquidación, cuando el huésped ya se ha ido.

Tarjeta llave de la habitación: En el check-in puede registrar la tarjeta del huésped. Después basta con acercar la tarjeta al lector en el bar y queda elegida la cuenta correcta. En el check-out se deshace la asignación: las tarjetas se vuelven a emitir, y la misma tarjeta pertenecerá la semana que viene a otra persona.

La tarjeta selecciona, no paga

El identificador de la tarjeta no es un secreto; cualquier lector lo ve. Solo responde a la pregunta «qué habitación» — la operación no se cierra hasta que el camarero la confirma.

Liquidar¶

Al liquidar elige el método de pago con el que paga el huésped. De ahí resulta un recibo de caja en regla, con número de recibo y firma; la venta aparece en la caja, en el cierre de caja y en la contabilidad.

Qué ocurre entre bastidores

Los recibos de restaurante y bar cargados a la habitación ya se vendieron en la caja. Por eso no se venden otra vez, sino que solo se reasignan al método de pago realmente utilizado. De lo contrario, la misma venta aparecería dos veces en sus cifras.

Factura a la empresa¶

Si paga el empleador, elija al liquidar el método de pago Factura y busque al destinatario de la factura. Se crea entonces una factura de cliente a su dirección, con plazo de pago y gestión de reclamaciones como cualquier otra factura. Si deja el campo vacío, la factura se emite a nombre del huésped.

Cada noche, el desayuno y la tasa turística figuran como posición propia con fecha. Así el empleador ve por qué paga — y los tipos impositivos permanecen separados.

No es posible si hay recibos de restaurante en la cuenta

Un recibo cargado a la habitación ya está vendido en la caja. Facturarlo además equivaldría a hacer pagar dos veces al huésped — DiKAS lo rechaza. Esas cuentas se liquidan con Liquidar y un método de pago.

En la factura no hay firma TSE — y es correcto

Si liquida en efectivo o con tarjeta en recepción, se crea un recibo de caja con firma TSE. Una factura, en cambio, no es una operación de caja (§ 146a AO, Alemania): la emite desde Finanzas, el huésped transfiere más tarde y la venta llega a la contabilidad a través de la factura. Un inspector no espera ahí ninguna firma.

En España es al revés: allí cada factura se registra en la AEAT (VeriFactu) — esto ocurre automáticamente al crearla.

El check-out solo es posible cuando la cuenta de la habitación está liquidada.

🧮 Tipos impositivos¶

Cada tipo de partida tiene su propio tipo impositivo, que se configura en Ajustes del hotel → Tipos impositivos.

Partida	Alemania	España
Alojamiento	7 % (reducido)	10 %
Desayuno	19 % (general)	10 %
Tasa turística	0 %	0 %

Por qué en Alemania el desayuno y el alojamiento difieren

El principio de desglose (Aufteilungsgebot) separa el alojamiento (reducido) de la manutención (general). Qué tipo es el correcto para su establecimiento lo decide su asesor fiscal — por eso los tipos son configurables y no están fijos.

La tasa turística se cobra por persona y noche, a partir de una edad mínima configurable: en Alemania es habitual desde los 18 años; en Cataluña y en las Islas Baleares los menores están exentos. Si el límite está en 0, paga cada huésped.

🌐 Reserva online¶

Si el módulo está activo y ha configurado tipos de habitación con planes de precios, en su página para huéspedes aparece la opción «Habitaciones». Su huésped busca allí un periodo, ve los tipos de habitación libres con su precio y reserva por sí mismo.

Una reserva online es una solicitud

Llega con el estado Solicitada y espera su confirmación. En la página de confirmación el huésped lee expresamente que su reserva aún no está confirmada.

Lo que ve el huésped: tipo de habitación, descripción, precio y cuántas hay libres. No ve números de habitación, ocupación ni otros huéspedes.

Overbooking — su establecimiento, su decisión¶

La página para huéspedes nunca vende más habitaciones de las que usted tiene. Si todas las habitaciones de un tipo están ocupadas en el periodo, el tipo desaparece de la búsqueda; quien envía igualmente la reserva recibe «Lo sentimos, esta habitación ya no está disponible».

Cuentan también las reservas a las que aún no se ha asignado habitación — toda reserva online es, al principio, exactamente eso. Qué habitación recibe el huésped lo decide usted en el check-in.

En recepción puede hacer overbooking

El cerrojo solo existe en la página para huéspedes. Si usted crea una reserva, es posible incluso para un periodo ya completo — para el cliente habitual que llama a última hora, o si espera una cancelación. El periodo se muestra entonces en el plano de ocupación por encima del número de habitaciones.

Anulación por el huésped¶

El correo de confirmación contiene un enlace personal de anulación, válido hasta 24 horas antes de la llegada. Después — y en reservas de muy última hora — el huésped anula por teléfono. Es intencionado: así tiene usted en su mano la cancelación de último minuto, en la que de todos modos hay que hablar de gastos de cancelación.

Derecho de desistimiento

Para servicios de alojamiento en una fecha determinada no existe derecho de desistimiento (§ 312g apdo. 2 n.º 9 BGB, Alemania). El aviso figura en la página de reserva; se aplican sus condiciones de cancelación.

🧹 Housekeeping¶

En el check-out la habitación se marca automáticamente como sucia y se crea una orden de limpieza. En el panel de housekeeping el personal ve el estado del día y avanza las órdenes: Pendiente → En proceso → Hecha → Revisada.

📋 Parte de viajeros¶

Si la obligación del parte de viajeros está activada, en el check-in se crea un parte con los datos del huésped. El huésped firma en pantalla; el resultado se puede emitir como PDF.

Los campos obligatorios se configuran en Ajustes del hotel → Parte de viajeros.

España: comunicación a la autoridad

En España, el Real Decreto 933/2021 exige que los establecimientos de alojamiento transmitan los datos de los huéspedes en un plazo de 24 horas por vía electrónica a SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior. Esta transmisión aún no está incluida en DiKAS: el parte de viajeros ya recoge los campos necesarios, la conexión con la autoridad llegará más adelante.

Lo que el módulo (todavía) no puede hacer¶

Tema	Estado
Conexión con canales (Booking.com, HRS)	No incluida. Las reservas de portales se introducen a mano.
Anticipo, gastos de cancelación	No incluidos. El importe no se calcula automáticamente.
Reserva de grupo en varias habitaciones	No incluida. Cada habitación se reserva por separado.
Cifras de ocupación (ADR, RevPAR)	No incluidas.
Imágenes de habitaciones	No incluidas.
Comunicación a la autoridad española	Campos de datos disponibles, falta la transmisión.

Páginas relacionadas¶

Caja y pagos — el método de pago «a la habitación» y la impresión del ticket
Reserva de mesas — operación de restaurante en el hotel
Clientes — el huésped es un cliente