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v26.3

Modulo Hotel

Il modulo Hotel trasforma DiKAS in una gestione camere per strutture piccole: pensione, locanda, appartamento per le vacanze, piccolo hotel. Crei le camere, fissi i prezzi per stagione, registri le prenotazioni, faccia il check-in e il check-out degli ospiti, organizzi le pulizie — e raccolga in un conto della camera tutto ciò che l'ospite consuma nella struttura, che alla fine viene pagato con un vero scontrino di cassa.

Attivazione: Admin → Impostazioni → Esercizio → Hotel. Il modulo deve essere in licenza: senza licenza la voce di menu non compare nemmeno.

🏨 Il percorso di un soggiorno

Prenotazione → Conferma → Check-in → Soggiorno → Saldo → Check-out
    ↓                        ↓           ↓          ↓
Richiesta              Nasce il conto  Ristorante,  Scontrino di cassa
(online)               della camera    bar, minibar con metodo di pagamento
Stato Cosa significa Cosa è possibile dopo
Richiesta La prenotazione c'è, ma la struttura non l'ha ancora confermata Confermare, stornare, non presentato
Confermata La struttura ha accettato Check-in, stornare, non presentato
Check-in effettuato L'ospite è in struttura, il conto della camera è aperto Saldare, poi check-out
Check-out effettuato Soggiorno concluso, conto saldato —
Stornata Annullata —
Non presentato L'ospite non si è presentato senza disdire —

Stornata e Non presentato non sono la stessa cosa

Una disdetta tempestiva è gratuita o meno a seconda delle Sue condizioni — un ospite che semplicemente non arriva, di regola no. Lo segnali quindi come non presentato e non come stornato: solo così ha la base per addebitare la notte. La camera torna libera, il conto della camera resta aperto.

🛏️ Camere e tipi di camera

Un tipo di camera raggruppa camere dello stesso genere — «camera doppia», «suite». Ad esso sono legati il prezzo base e l'occupazione massima. Una camera è un ambiente concreto: numero, piano, stato.

La differenza conta al momento della prenotazione: il Suo ospite prenota online un tipo, non una camera specifica. Quale camera riceverà, lo decide Lei al check-in.

Stato della camera: Disponibile · Occupata · Fuori servizio · Manutenzione Stato di pulizia: Pulita · Sporca · In lavorazione · Controllata

Bloccare le camere

Una camera in ristrutturazione o da tenere libera per un gruppo si blocca nel piano di occupazione con «Blocca camera». Le camere bloccate compaiono nel piano come «Bloccata», non sono prenotabili online e non è possibile farvi il check-in.

💶 Prezzi

Un piano tariffario dice quanto costa una notte. Per ogni tipo di camera ne possono esistere più di uno affiancati, ad esempio uno normale e uno a tariffa settimanale.

Componente Effetto
Prezzi di stagione Prezzo per notte in un periodo
Supplemento weekend In percentuale, vale per sabato e domenica
Supplemento festivi In percentuale, vale solo per i giorni che inserisce Lei
Persona aggiuntiva Importo per persona oltre l'occupazione standard
Colazione Prezzo per adulto e notte
Soggiorno minimo Sotto questo numero di notti il piano non è prenotabile

Il supplemento festivi richiede giorni inseriti

Una percentuale da sola non incide su alcun prezzo. I festivi variano da regione a regione — il Corpus Domini è festivo in Baviera, non a Berlino —, e molte strutture includono anche la festa cittadina o la fiera. Per questo i giorni li inserisce Lei. La maschera La avvisa quando c'è un supplemento senza giorni.

Festivo nel weekend

Se un festivo cade di sabato, vale il supplemento più alto dei due — non entrambi insieme.

🧾 Il conto della camera

Al check-in nasce il conto della camera. Su di esso si addebita:

  • automaticamente al check-in: ogni notte singolarmente, la colazione e la tassa di soggiorno
  • durante il soggiorno: tutto ciò che l'ospite consuma nella struttura — ristorante, bar, minibar

Perché le notti vengono addebitate subito al check-in

I grandi hotel addebitano il prezzo della camera con un'elaborazione notturna. Per una struttura piccola è superfluo e soggetto a errori; DiKAS addebita l'intero soggiorno al check-in. Se l'ospite prolunga, si addebita la differenza.

Addebitare sulla camera

Al ristorante, al bar o nella vendita diretta l'operatore sceglie, al momento di incassare, il metodo di pagamento «sulla camera». Si apre la selezione della camera:

  • digitare il numero di camera («204»)
  • digitare il nome dell'ospite («Esempio»)
  • oppure avvicinare la tessera chiave della camera al lettore

Vengono mostrate solo le camere in cui è presente un ospite con check-in effettuato, con il saldo attuale, così può verificare di aver scelto quella giusta. Lo scontrino viene poi chiuso e firmato normalmente in cassa; resta aperto solo il credito verso l'ospite.

Senza camera selezionata non si prosegue

È voluto: una prenotazione di camera senza camera non finisce su alcun conto. Lo scontrino riporterebbe il metodo di pagamento, ma il denaro non sarebbe da nessuna parte — e ve ne accorgereste solo al saldo, quando l'ospite è già partito.

Tessera chiave della camera: Al check-in può registrare la tessera dell'ospite. Poi al bar basta avvicinare la tessera al lettore e il conto giusto è selezionato. Al check-out l'associazione viene sciolta — le tessere vengono riemesse, e la stessa tessera la settimana prossima appartiene a un'altra persona.

La tessera seleziona, non paga

L'identificativo della tessera non è un segreto; ogni lettore lo vede. Risponde solo alla domanda «quale camera» — l'operazione si conclude soltanto quando l'operatore conferma.

Saldare

Al saldo sceglie il metodo di pagamento con cui l'ospite paga. Ne nasce un vero scontrino di cassa con numero e firma; il ricavo compare in cassa, nella chiusura giornaliera e nella contabilità.

Cosa succede dietro le quinte

Gli scontrini di ristorante e bar addebitati sulla camera sono già stati venduti in cassa. Perciò non vengono venduti di nuovo, ma solo riassegnati al metodo di pagamento effettivamente usato. Altrimenti lo stesso ricavo comparirebbe due volte nei Suoi numeri.

Fattura all'azienda

Se paga il datore di lavoro, al saldo scelga il metodo di pagamento Fattura e cerchi il destinatario della fattura. Nasce così una fattura cliente al suo indirizzo — con termine di pagamento e solleciti come ogni altra fattura. Se lascia il campo vuoto, la fattura è intestata all'ospite.

Ogni notte, la colazione e la tassa di soggiorno compaiono come posizione propria con data. Il datore di lavoro vede così per cosa paga — e le aliquote restano separate.

Non possibile se sul conto ci sono scontrini del ristorante

Uno scontrino addebitato sulla camera è già venduto in cassa. Fatturarlo in aggiunta significherebbe far pagare l'ospite due volte — DiKAS lo rifiuta. Tali conti si saldano con Saldare e un metodo di pagamento.

Sulla fattura non c'è firma TSE — ed è corretto

Se salda in contanti o con carta alla reception, nasce uno scontrino di cassa con firma TSE. Una fattura, invece, non è un'operazione di cassa (§ 146a AO, Germania): la scrive dalle Finanze, l'ospite paga più tardi con bonifico e il ricavo arriva in contabilità tramite la fattura. Un ispettore lì non si aspetta alcuna firma.

In Spagna è il contrario: lì ogni fattura viene registrata presso l'AEAT (VeriFactu) — avviene automaticamente alla creazione.

Il check-out è possibile solo quando il conto della camera è saldato.

🧮 Aliquote

Ogni tipo di voce ha la propria aliquota — da impostare in Impostazioni hotel → Aliquote.

Voce Germania Spagna
Pernottamento 7 % (ridotta) 10 %
Colazione 19 % (piena) 10 %
Tassa di soggiorno 0 % 0 %

Perché in Germania colazione e pernottamento divergono

Il principio di scorporo (Aufteilungsgebot) separa l'alloggio (aliquota ridotta) dalla ristorazione (aliquota piena). Quale aliquota sia corretta per la Sua struttura lo decide il Suo consulente fiscale — per questo le aliquote sono impostabili e non fisse.

La tassa di soggiorno si riscuote per persona e per notte, a partire da una età minima impostabile: in Germania di solito dai 18 anni, in Catalogna e alle Baleari i minorenni sono esenti. Se il limite è a 0, paga ogni ospite.

🌐 Prenotazione online

Se il modulo è attivo e ha configurato tipi di camera con piani tariffari, sulla Sua pagina per gli ospiti compare la voce «Camere». Il Suo ospite cerca lì un periodo, vede i tipi di camera liberi con il prezzo e prenota da solo.

Una prenotazione online è una richiesta

Arriva con lo stato Richiesta e attende la Sua conferma. Nella pagina di conferma l'ospite legge espressamente che la sua prenotazione non è ancora confermata.

Cosa vede l'ospite: tipo di camera, descrizione, prezzo e quante ne sono libere. Non vede numeri di camera, occupazione né altri ospiti.

Overbooking — la Sua struttura, la Sua decisione

La pagina per gli ospiti non vende mai più camere di quante ne ha. Se tutte le camere di un tipo sono assegnate per il periodo, il tipo scompare dalla ricerca; chi invia comunque la richiesta riceve «Questa camera purtroppo non è più disponibile».

Contano anche le prenotazioni a cui non è ancora stata assegnata una camera — ogni prenotazione online è, all'inizio, esattamente questo. Quale camera riceverà l'ospite, lo decide Lei al check-in.

Alla reception può fare overbooking

Il blocco esiste solo sulla pagina per gli ospiti. Se è Lei a creare una prenotazione, è possibile anche per un periodo già pieno — per il cliente abituale che chiama all'ultimo momento, o se prevede una disdetta. Il periodo compare poi nel piano di occupazione sopra il numero di camere.

Storno da parte dell'ospite

L'e-mail di conferma contiene un link personale di storno, valido fino a 24 ore prima dell'arrivo. Dopo — e per le prenotazioni dell'ultimo minuto — l'ospite disdice per telefono. È voluto: così ha in mano la disdetta dell'ultimo minuto, per la quale bisogna comunque parlare di penali.

Diritto di recesso

Per i servizi di alloggio a una data determinata non esiste diritto di recesso (§ 312g comma 2 n. 9 BGB, Germania). L'avviso compare nella pagina di prenotazione; valgono le Sue condizioni di storno.

🧹 Housekeeping

Al check-out la camera viene segnalata automaticamente come sporca e viene creato un ordine di pulizia. Nella lavagna di housekeeping il personale vede la situazione del giorno e fa avanzare gli ordini: In attesa → In lavorazione → Completato → Controllato.

📋 Scheda di notifica ospiti

Se l'obbligo della scheda di notifica è attivato, al check-in viene creata una scheda con i dati dell'ospite. L'ospite firma sullo schermo; il risultato può essere emesso come PDF.

Quali campi siano obbligatori si imposta in Impostazioni hotel → Scheda di notifica.

Spagna: comunicazione all'autorità

In Spagna il Real Decreto 933/2021 richiede che le strutture ricettive trasmettano i dati degli ospiti entro 24 ore per via elettronica a SES.HOSPEDAJES del Ministero dell'Interno. Questa trasmissione non è ancora inclusa in DiKAS — la scheda di notifica raccoglie già i campi necessari, il collegamento con l'autorità seguirà.

Cosa il modulo (ancora) non sa fare

Tema Stato
Collegamento ai canali (Booking.com, HRS) Non incluso. Le prenotazioni dai portali si inseriscono a mano.
Caparra, penali di storno Non inclusi. L'importo non viene calcolato automaticamente.
Prenotazione di gruppo su più camere Non inclusa. Ogni camera si prenota singolarmente.
Dati di occupazione (ADR, RevPAR) Non inclusi.
Immagini delle camere Non incluse.
Comunicazione all'autorità spagnola Campi dati presenti, manca la trasmissione.

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