Ana içeriğe geç
v26.3

Otel Modülü

Otel modülü, DiKAS'ı küçük işletmeler için bir oda yönetimine dönüştürür: pansiyon, han, tatil dairesi, küçük otel. Odaları oluşturun, fiyatları sezona göre belirleyin, rezervasyonları kaydedin, misafirlerin giriş ve çıkışını yapın, temizliği organize edin — ve misafirin tesiste tükettiği her şeyi, sonunda gerçek bir kasa fişiyle ödenen bir oda hesabında toplayın.

Etkinleştirme: Yönetim → Ayarlar → İşletme → Otel. Modülün lisanslı olması gerekir — lisans yoksa menü öğesi hiç görünmez.

🏨 Bir konaklamanın akışı

Rezervasyon → Onay → Giriş → Konaklama → Hesabı kapat → Çıkış
    ↓                   ↓          ↓            ↓
Talep              Oda hesabı  Restoran,    Ödeme yöntemli
(online)           açılır      bar, minibar kasa fişi
Durum Anlamı Sonra neler yapılabilir
Talep edildi Rezervasyon var, ancak işletme henüz onaylamadı Onayla, iptal et, gelmedi
Onaylandı İşletme kabul etti Giriş yap, iptal et, gelmedi
Giriş yapıldı Misafir tesiste, oda hesabı işliyor Hesabı kapat, sonra çıkış yap
Çıkış yapıldı Konaklama bitti, hesap kapatıldı —
İptal edildi Vazgeçildi —
Gelmedi Misafir iptal etmeden gelmedi —

İptal edildi ile Gelmedi aynı şey değildir

Zamanında yapılan bir iptal, koşullarınıza göre ücretsizdir — hiç gelmeyen bir misafir için ise genellikle değildir. Bu yüzden onu iptal edildi olarak değil, gelmedi olarak bildirin: geceyi ücretlendirebilmeniz için dayanak ancak böyle oluşur. Oda bu sırada yeniden boşalır, oda hesabı açık kalır.

🛏️ Odalar ve oda tipleri

Bir oda tipi, aynı türden odaları bir araya getirir — «çift kişilik oda», «suit». Temel fiyat ve azami doluluk ona bağlıdır. Bir oda somut bir mekândır: numara, kat, durum.

Fark rezervasyon sırasında önem kazanır: misafiriniz belirli bir oda değil, online olarak bir tip rezerve eder. Hangi odayı alacağına girişte siz karar verirsiniz.

Oda durumu: Müsait · Dolu · Hizmet dışı · Bakım Temizlik durumu: Temiz · Kirli · İşlemde · Kontrol edildi

Odaları kilitlemek

Tadilatta olan veya bir grup için ayrılacak odayı doluluk planında «Odayı kilitle» ile kilitlersiniz. Kilitli odalar planda «Kilitli» olarak görünür, online rezerve edilemez ve girişi yapılamaz.

💶 Fiyatlar

Bir fiyat planı, bir gecenin ne kadar tuttuğunu söyler. Her oda tipi için birden çok plan yan yana bulunabilir — örneğin normal bir plan ve bir haftalık paket planı.

Bileşen Etkisi
Sezon fiyatları Bir dönemde gecelik fiyat
Hafta sonu farkı Yüzde olarak, cumartesi ve pazar için geçerli
Resmi tatil farkı Yüzde olarak, yalnızca sizin girdiğiniz günler için geçerli
Ek kişi Standart doluluğun üzerinde kişi başına tutar
Kahvaltı Yetişkin ve gece başına fiyat
Asgari konaklama Bu gece sayısının altında plan rezerve edilemez

Resmi tatil farkı için girilmiş günler gerekir

Tek başına bir yüzde hiçbir fiyatı etkilemez. Resmi tatiller bölgeye göre değişir — Corpus Christi Bavyera'da tatildir, Berlin'de değil —, ve birçok işletme şehir festivalini ya da fuarı da hesaba katar. Bu yüzden günleri kendiniz girersiniz. Gün girilmeden bir fark bırakılırsa ekran sizi uyarır.

Hafta sonuna denk gelen tatil

Bir tatil cumartesiye denk gelirse iki farktan yüksek olanı geçerlidir — ikisi birden değil.

🧾 Oda hesabı

Girişte oda hesabı açılır. Üzerine şunlar işlenir:

  • girişte otomatik olarak: her gece ayrı ayrı, kahvaltı ve konaklama vergisi
  • konaklama sırasında: misafirin tesiste tükettiği her şey — restoran, bar, minibar

Geceler neden girişte hemen işlenir

Büyük oteller oda fiyatını gece çalışan bir işlemle işler. Küçük bir işletme için bu gereksiz ve arızaya açıktır; DiKAS tüm konaklamayı girişte işler. Misafir uzatırsa fark ayrıca işlenir.

Odaya işlemek

Restoranda, barda veya doğrudan satışta görevli, tahsilat sırasında «odaya» ödeme yöntemini seçer. Oda seçimi açılır:

  • oda numarasını yazın («204»)
  • misafir adını yazın («Örnek»)
  • veya oda anahtar kartını okuyucuya tutun

Yalnızca şu anda girişi yapılmış bir misafirin bulunduğu odalar gösterilir — doğru yerde olup olmadığınızı görmeniz için mevcut bakiyeyle birlikte. Fiş daha sonra kasada olağan şekilde kapatılır ve imzalanır; yalnızca misafirden olan alacak açık kalır.

Oda seçilmeden devam edilemez

Bu bilerek böyledir: odasız bir oda işlemi hiçbir hesaba düşmez. Fişte ödeme yöntemi yazar, ancak para hiçbir yerde durmaz — ve bu ancak hesap kapatılırken, misafir çoktan ayrılmışken fark edilir.

Oda anahtar kartı: Girişte misafirin kartını kaydedebilirsiniz. Sonrasında barda kartı okuyucuya tutmak yeter ve doğru hesap seçilmiş olur. Çıkışta eşleştirme çözülür — kartlar yeniden verilir ve aynı kart gelecek hafta bir başkasına aittir.

Kart seçer, ödemez

Kart kimliği bir sır değildir; her okuyucu onu görür. Kart yalnızca «hangi oda» sorusunu yanıtlar — işlem, görevli onaylayana kadar tamamlanmaz.

Hesabı kapatmak

Hesabı kapatırken misafirin ödeme yaptığı ödeme yöntemini seçersiniz. Bundan fiş numarası ve imzası olan gerçek bir kasa fişi doğar; ciro kasada, gün sonu raporunda ve muhasebede görünür.

Arka planda neler olur

Odaya işlenen restoran ve bar fişleri kasada zaten satılmıştır. Bu yüzden bir kez daha satılmaz, yalnızca gerçekte kullanılan ödeme yöntemine çevrilir. Aksi halde aynı ciro rakamlarınızda iki kez yer alırdı.

Şirkete fatura

İşveren ödüyorsa, hesabı kapatırken Fatura ödeme yöntemini seçin ve fatura alıcısını arayın. Böylece onun adresine bir müşteri faturası düzenlenir — diğer faturalar gibi vade ve ihtar süreciyle. Alanı boş bırakırsanız fatura misafire kesilir.

Her gece, kahvaltı ve konaklama vergisi tarihli ayrı bir kalem olarak yer alır. Böylece işveren ne için ödediğini görür — ve vergi oranları ayrı kalır.

Hesapta restoran fişleri varsa mümkün değildir

Odaya işlenmiş bir fiş kasada zaten satılmıştır. Onu ayrıca faturalandırmak, misafire iki kez ödetmek olurdu — DiKAS bunu reddeder. Bu tür hesapları Hesabı kapat ile bir ödeme yöntemi seçerek kapatırsınız.

Faturada TSE imzası yoktur — ve bu doğrudur

Resepsiyonda nakit veya kartla kapatırsanız TSE imzalı bir kasa fişi oluşur. Fatura ise bir kasa işlemi değildir (§ 146a AO, Almanya): onu Finans bölümünden yazarsınız, misafir daha sonra havale eder ve ciro fatura yoluyla muhasebeye girer. Bir denetçi orada imza beklemez.

İspanya'da durum tersidir: orada her fatura AEAT'e kaydedilir (VeriFactu) — bu, oluşturulurken otomatik olarak gerçekleşir.

Çıkış ancak oda hesabı kapatıldıktan sonra mümkündür.

🧮 Vergi oranları

Her kalem türünün kendi vergi oranı vardır — Otel ayarları → Vergi oranları altında ayarlanır.

Kalem Almanya İspanya
Konaklama %7 (indirimli) %10
Kahvaltı %19 (tam) %10
Konaklama vergisi %0 %0

Almanya'da kahvaltı ile konaklama neden ayrışır

Bölme ilkesi (Aufteilungsgebot) barınmayı (indirimli) yeme-içmeden (tam) ayırır. İşletmeniz için hangi oranın doğru olduğuna mali müşaviriniz karar verir — bu yüzden oranlar sabit değil, ayarlanabilirdir.

Konaklama vergisini kişi ve gece başına, ayarlanabilir bir asgari yaştan itibaren tahsil edersiniz: Almanya'da genellikle 18 yaşından, Katalonya'da ve Balear Adaları'nda reşit olmayanlar muaftır. Sınır 0 ise her misafir öder.

🌐 Online rezervasyon

Modül etkinse ve oda tiplerini fiyat planlarıyla tanımladıysanız, misafir sayfanızda «Odalar» öğesi görünür. Misafiriniz orada bir dönem arar, boş oda tiplerini fiyatlarıyla görür ve kendisi rezerve eder.

Online rezervasyon bir taleptir

Talep edildi durumuyla gelir ve onayınızı bekler. Misafir, onay sayfasında rezervasyonunun henüz onaylanmadığını açıkça okur.

Misafirin gördükleri: oda tipi, açıklama, fiyat ve kaç tanesinin boş olduğu. Oda numaralarını, doluluğu veya başka misafirleri görmez.

Fazla rezervasyon — işletmeniz, kararınız

Misafir sayfası hiçbir zaman sahip olduğunuzdan fazla oda satmaz. Bir tipin tüm odaları o dönem için doluysa tip aramadan kaybolur; yine de gönderen kişi «Bu oda maalesef artık müsait değil» yanıtını alır.

Henüz oda atanmamış rezervasyonlar da sayılır — her online rezervasyon başlangıçta tam olarak budur. Misafirin hangi odayı alacağına girişte siz karar verirsiniz.

Resepsiyonda fazla rezervasyon yapabilirsiniz

Engel yalnızca misafir sayfasındadır. Bir rezervasyonu siz oluşturursanız, zaten dolu bir dönem için de mümkündür — son dakikada arayan müdavim için veya bir iptal bekliyorsanız. Dönem, doluluk planında oda sayısının üzerinde görünür.

Misafir tarafından iptal

Onay e-postası, varıştan 24 saat öncesine kadar geçerli kişisel bir iptal bağlantısı içerir. Sonrasında — ve çok kısa vadeli rezervasyonlarda — misafir telefonla iptal eder. Bu bilerek böyledir: böylece son dakika iptalini kendi elinizde tutarsınız; zaten iptal ücretlerinin konuşulması gereken bir durumdur.

Cayma hakkı

Belirli bir tarihteki konaklama hizmetleri için cayma hakkı yoktur (§ 312g fıkra 2 no. 9 BGB, Almanya). Bu uyarı rezervasyon sayfasında yer alır; iptal koşullarınız geçerlidir.

🧹 Housekeeping

Çıkışta oda otomatik olarak kirli bildirilir ve bir temizlik görevi oluşturulur. Housekeeping panosunda personel günün durumunu görür ve görevleri ilerletir: Bekliyor → İşlemde → Tamamlandı → Kontrol edildi.

📋 Konaklama bildirim formu

Bildirim formu zorunluluğu açıksa, girişte misafir bilgileriyle bir form oluşturulur. Misafir ekranda imza atar; sonuç PDF olarak alınabilir.

Hangi alanların zorunlu olduğunu Otel ayarları → Bildirim formu altında belirlersiniz.

İspanya: Makama bildirim

İspanya'da Real Decreto 933/2021, konaklama işletmelerinin misafir bilgilerini 24 saat içinde elektronik olarak İçişleri Bakanlığı'nın SES.HOSPEDAJES sistemine iletmesini şart koşar. Bu iletim DiKAS'ta henüz yoktur — bildirim formu gerekli alanları şimdiden toplar, makama bağlantı sonradan gelecektir.

Modülün (henüz) yapamadıkları

Konu Durum
Kanal bağlantısı (Booking.com, HRS) Yok. Portallardan gelen rezervasyonları elle girersiniz.
Kapora, iptal ücretleri Yok. Tutar otomatik hesaplanmaz.
Birden çok odalı grup rezervasyonu Yok. Her oda ayrı rezerve edilir.
Doluluk rakamları (ADR, RevPAR) Yok.
Oda görselleri Yok.
İspanyol makamına bildirim Veri alanları var, iletim eksik.

İlgili sayfalar