Veranstaltungen planen und im Bestellvorschlag mitrechnen¶

Für wen: Küchen- und Einkaufsleitung, Inhaber · Wo: Admin → Lager → Bestellungen → Veranstaltungsbedarf und Bestellvorschlag · Optional: Der Bestellvorschlag rechnet Veranstaltungen nur mit, wenn Sie es einschalten

Für ein Catering oder eine größere Feier legen Sie fest, welche Gerichte in welcher Menge gebraucht werden. DiKAS rechnet daraus den Zutatenbedarf. Eine gespeicherte Veranstaltung hat Namen, Datum, Lager und die geplanten Gerichte; sie bucht nichts, reserviert nichts und bestellt nichts. Wenn Sie sie nirgends einschalten, ändert sich an Bestand und Bestellvorschlag nichts.

Veranstaltung anlegen und speichern¶

Admin → Lager → Bestellungen → Veranstaltungsbedarf öffnen.
Name und Datum eintragen. Das Lager wählen Sie nur, wenn Sie mehrere haben (Standard Hauptlager).
Optional: eine Reservierung des Tages verknüpfen (erscheint nur, wenn es am gewählten Tag Reservierungen gibt und Sie sie sehen dürfen) und einen Bezug / Notiz eintragen (zum Beispiel die Auftragsnummer). Die Gästezahl der Reservierung wird nie in Portionen umgerechnet.
Gerichte suchen, Portionen eintragen.
Als Veranstaltung speichern. Ab jetzt steht sie oben in der Liste Gespeicherte Veranstaltungen. Ungespeicherte Eingaben bleiben nur als Entwurf auf diesem Gerät. Solange Sie nicht speichern, ist die Maske eine reine Vorschau: Bedarf berechnen zeigt je Zutat Bedarf, Bestand, Bestelltes und Fehlmenge (auch als CSV), ohne dass etwas gespeichert wird. Eine Veranstaltung nimmt höchstens 200 Gerichte auf.

Rechte: Der Knopf Veranstaltungsbedarf erscheint im Reiter Bestellungen für Mitarbeiter mit dem Recht Bestellungen; dasselbe Recht brauchen Anlegen, Ändern, Löschen, Abschließen und der Bedarf einer Veranstaltung (Rechte).

Mit der Liste arbeiten¶

Jede Veranstaltung ist eine Karte mit Datum, Lager, Gerichten/Portionen und Stand:

Öffnen lädt sie in das Formular; Änderungen sichern Sie mit Änderungen speichern. Neue Veranstaltung leert das Formular.
Bedarf rechnen zeigt, wie bei der Vorschau, je Zutat Bedarf, Bestand, Bestelltes, Fehlmenge und den Vorschlag in ganzen Gebinden.
Abschließen: Die Veranstaltung ist vorbei oder erledigt. Sie ist dann schreibgeschützt und zählt im Bestellvorschlag nirgends mehr. Abgeschlossene zeigen blendet sie in der Liste ein; Wieder öffnen macht sie wieder änderbar.
Löschen fragt noch einmal nach („Wirklich löschen“).
Die Liste ist nach Datum sortiert (älteste zuerst) und zeigt höchstens 300 Veranstaltungen. Sind es mehr, bleiben alle kommenden und die jüngsten vergangenen stehen; ältere fallen aus der Liste. Schließen Sie vergangene Veranstaltungen trotzdem ab oder löschen Sie sie, damit die Liste übersichtlich bleibt.

Kommt die Ware rechtzeitig?¶

Bei Bedarf rechnen prüft DiKAS für jede Zutat mit Fehlmenge, ob die Lieferzeit Ihres Lieferanten bis zum Datum der Veranstaltung noch reicht. Voraussetzung: Die Veranstaltung hat ein Datum, und beim Lieferanten ist die Lieferzeit (Tage) gepflegt.

Bestellen bis: Über der Liste steht der früheste Bestelltag, zum Beispiel „Bestellen bis spätestens 04.11.2026, damit die Ware zur Veranstaltung ankommt.“ An jeder Zutat steht ihr eigener Bestelltag.
Lieferzeit reicht nicht: Wäre der späteste Bestelltag schon vorbei, steht oben eine rote Meldung („Bei … Zutat(en) mit Fehlmenge reicht die Lieferzeit bis zur Veranstaltung nicht mehr“) und an der Zutat zum Beispiel „Lieferzeit reicht nicht: 14 Tage Lieferzeit, Veranstaltung in 10 Tagen.“ Bestellen Sie dann bei einem schnelleren Lieferanten oder klären Sie die Lieferung telefonisch.

Gut zu wissen:

Gerechnet wird in Kalendertagen (nicht Arbeitstagen). Wochenenden und Feiertage Ihres Lieferanten werden nicht berücksichtigt – planen Sie bei Bedarf einen Puffer ein.
Wer am letzten möglichen Bestelltag bestellt, liegt noch im Plan.
Ohne Veranstaltungsdatum, ohne gepflegte Lieferzeit, bei vergangenen Veranstaltungen und bei Zutaten ohne Fehlmenge zeigt DiKAS keinen Hinweis.
Schon bestellte Ware zählt wie bisher als gedeckt; ihr Liefertermin wird nicht geprüft.
Es wird nichts bestellt oder reserviert – der Hinweis ist eine Entscheidungshilfe.

Die Lieferzeit pflegen Sie am Lieferanten (Admin → Lieferanten → Lieferant öffnen → Reiter Konditionen → Lieferzeit (Tage)).

Im Bestellvorschlag mitrechnen (Option, Standard aus)¶

Admin → Lager → Bestellungen → Bestellvorschlag → Veranstaltungen berücksichtigen einschalten und unter Veranstaltungen der nächsten (Tage) das Fenster einstellen (Standard 14, höchstens 90).

Es zählen offene Veranstaltungen dieses Lagers vom heutigen Tag bis heute plus N Tage. Abgeschlossene, gelöschte und vergangene Veranstaltungen zählen nicht.
Der Zutatenbedarf der Veranstaltungen mindert den verfügbaren Bestand: Unterschreitet der Rest den Mindestbestand, schlägt der Vorschlag die Menge bis zum Soll vor. Zutaten ohne Mindestbestand erscheinen mit ihrer Fehlmenge, wenn die Veranstaltung mehr braucht, als vorhanden und schon bestellt ist.
An jeder Zeile steht, woher der Bedarf kommt: „Veranstaltung ‚Hochzeit Meier‘ am 25.10.2026: 25 kg geplant“. Bei mehreren Veranstaltungen stehen alle einzeln da.
Es wird nie automatisch gebucht, reserviert oder bestellt. Wie immer entscheiden Sie, ob und was Sie aus dem Vorschlag bestellen; die Prüfung vor der Bestellung rechnet mit denselben Tagen, sodass ein Bedarf nur aus Veranstaltungen nicht als „veraltet“ abgewiesen wird.
Ausgeschaltet (Standard) sieht der Vorschlag exakt aus wie vorher.

Im Bestellvorschlag wird die Lieferzeit nicht geprüft

Der Bestellvorschlag vergleicht den Bedarf mit dem heutigen Bestand. Ob eine Bestellung rechtzeitig vor dem Veranstaltungstag ankommt, prüft er nicht. Diese Prüfung gibt es bei Bedarf rechnen (siehe Kommt die Ware rechtzeitig?). Bei kurzen Fristen die Lieferzeit selbst gegenrechnen und früh bestellen.

Gut zu wissen¶

Das Datum ist ein Kalendertag des Betriebs, ohne Uhrzeit.
Eine Veranstaltung gehört zu einem Lager. Mehrere offene Veranstaltungen im Zeitfenster summieren sich im Bestellvorschlag; in der Liste stehen sie einzeln.
Eine Veranstaltung wird nie von selbst abgeschlossen. Eine vergangene, nicht abgeschlossene Veranstaltung zählt im Vorschlag nicht mehr, bleibt aber in der Liste stehen.
Gelöscht wird nur die Planung; Bestellungen, die Sie schon aus dem Vorschlag erzeugt haben, bleiben.
Gerichte, die sich nicht auflösen lassen (Rezept fehlt, Einheit passt nicht), stehen in der Bedarfsrechnung als Hinweis und werden nie still weggelassen.
Nach dem Zurücksetzen der Testdaten (Auslieferung) sind auch die Veranstaltungen weg, damit sie nicht als Phantom-Bedarf im Bestellvorschlag stehen.

Wenn etwas nicht klappt¶

Beobachtung	Ursache und Abhilfe
Der Knopf Veranstaltungsbedarf fehlt	Es fehlt das Recht Bestellungen (Lager einrichten, Schritt 5).
Kein Hinweis „Bestellen bis …“	Die Veranstaltung hat kein Datum, beim Lieferanten fehlt die Lieferzeit (Tage), die Veranstaltung liegt in der Vergangenheit oder die Zutat hat keine Fehlmenge.
Die Veranstaltung taucht im Bestellvorschlag nicht auf	Die Option Veranstaltungen berücksichtigen ist aus (Standard), das Datum liegt außerhalb des eingestellten Fensters, die Veranstaltung gehört zu einem anderen Lager oder ist abgeschlossen.
Eine Veranstaltung lässt sich nicht mehr ändern	Sie ist abgeschlossen. Wieder öffnen macht sie änderbar.
Ein Gericht steht unter „Nicht aufgelöst“	Sein Rezept ist unvollständig (Zutat fehlt, Einheit passt nicht). Rezept im Artikel korrigieren – die Zahlen zu diesem Gericht sind sonst unvollständig.
Es wurde nichts gebucht oder bestellt	Richtig so: Eine Veranstaltung bucht, reserviert und bestellt nie. Bestellen Sie selbst über den Bestellvorschlag oder eine neue Bestellung.