Ana içeriğe geç
v26.3

Lager einrichten

Für wen: Inhaber und Einrichter · Einmalige Arbeit, danach läuft das Lager mit.

Diese Seite führt einmal von oben nach unten durch die Einrichtung: Modul einschalten, Lagerorte anlegen, Min-/Soll-Bestände hinterlegen, Arbeitsplätze zuordnen und Rechte vergeben. Danach kann die Küche Rezepturen pflegen und die Theke ihren Nachschub anfordern.

Voraussetzung

Die Lagerverwaltung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Ist es nicht in Ihrer Lizenz enthalten, steht in der Modulliste das Abzeichen „nicht lizenziert" und der Schalter lässt sich nicht umlegen — in dem Fall hilft der Vertrieb weiter.

1. Modul einschalten

  1. Admin → Einstellungen → Betrieb öffnen.
  2. Im Abschnitt Module den Schalter „Lagerverwaltung" einschalten.
  3. Speichern. In der Seitenleiste erscheint der Punkt Lager.

Optional gleich mit einschalten: „Lager: Auto-Anforderungen". Damit erzeugt DiKAS automatisch eine Anforderung ans Hauptlager, sobald der Bestand eines Thekenlagers unter den Mindestbestand fällt (Prüfung alle 5 Minuten). Wer die Anforderungen lieber von Hand auslöst, lässt den Schalter aus.

Größere Artikelbestände vorbereiten und pflegen

Für ein Sortiment mit vielen Artikeln verwenden Sie Admin → Artikel → Import. Der vorhandene Assistent liest CSV- und Excel-Dateien. Laden Sie zuerst die Vorlage herunter oder exportieren Sie Ihre aktuelle Artikelliste. Die Vorlage und der Export enthalten auch die Lagerfelder.

Was die Lagerfelder bedeuten

Feld im Assistenten Bedeutung und Beispiel
Artikelnummer Ihr stabiler Schlüssel, etwa GET-001. Beim Aktualisieren muss sie zum vorhandenen Artikel passen.
Bestandsführung ja oder true führt einen eigenen Bestand; nein oder false schaltet diese Eigenschaft aus.
Seriennummernführung ja kennzeichnet einzelne Geräte mit Seriennummern und aktiviert auch die Bestandsführung. Die Geräte selbst werden beim Wareneingang erfasst.
Mindestbestand Ab dieser Grenze wird Nachschub relevant, etwa 10. Die Zahl gilt in Bestandseinheiten.
Sollbestand Auf diese Menge soll aufgefüllt werden, etwa 30; der Wert darf nicht unter dem Mindestbestand liegen.
Inhalt je Bestandseinheit Inhalt einer Flasche oder Packung, etwa 0,7. Gemeint ist keine aktuelle Bestandsmenge.
Inhaltseinheit Zum Beispiel l zur 0,7-Liter-Flasche. Rezepte können dann etwa 4 cl davon verwenden.

Die Einheit bezeichnet dagegen die Bestandseinheit, beispielsweise Flasche, Stück oder kg. Bei Flaschen zählt das Lager Flaschen; Inhalt und Inhaltseinheit ermöglichen die Umrechnung einer Rezeptmenge. Lesen Sie dazu auch Rezepte und Einheiten.

Beispiel für neue Artikel

Eine CSV-Datei mit Semikolon kann so aussehen:

Artikelnummer;Bezeichnung;Einheit;Bestandsführung;Mindestbestand;Sollbestand;Inhalt;Inhaltseinheit
GET-001;Hauswein weiß;Flasche;ja;10;30;0,7;l
GET-002;Mineralwasser;Flasche;ja;20;60;0,5;l
  1. Datei im Import hochladen.
  2. Die vorgeschlagenen Spaltenzuordnungen kontrollieren. Sollbestand muss auf Sollbestand zeigen, Inhaltseinheit auf Inhaltseinheit.
  3. Als Erkennungsmerkmal Artikelnummer verwenden. Beim ersten Einlesen können Sie vorhandene Artikel überspringen; zum Pflegen vorhandener Artikel wählen Sie Aktualisieren.
  4. Mit Weiter die Vorschau prüfen und anschließend Importieren wählen.
  5. Das Ergebnis mit erstellten, aktualisierten und übersprungenen Artikeln sowie den Zeilenfehlern kontrollieren. Fehlerhafte Zeilen korrigieren und erneut einlesen.

Für Zahlen sind 0,7 und 0.7 zulässig. Verwenden Sie keine Tausendertrennzeichen. Negative Min-/Sollwerte, eine Inhaltsmenge von null und unklare Ja-/Nein-Werte werden als Fehler gemeldet.

Min-/Sollwerte in einer Liste ändern

Für die Pflege bestehender Artikel genügen Artikelnummer und die zu ändernden Felder:

Artikelnummer;Mindestbestand;Sollbestand
GET-001;0;20
GET-002;30;90

Wählen Sie Aktualisieren und das Erkennungsmerkmal Artikelnummer. Namen und nicht gelieferte Lagerfelder bleiben erhalten. Eine leere Lagerzelle bedeutet unverändert; zum Setzen eines Mindestbestands auf null schreiben Sie ausdrücklich 0. Leere Zellen löschen keine Werte, auch bei der Auswahl Ersetzen.

Ändert sich eine Einheit oder Inhaltsmenge, prüft DiKAS auch die davon abhängigen Rezepte. Eine Änderung, die beispielsweise eine Literzutat zur Kilogrammzutat machen und damit ein bestehendes Getränkerezept unbrauchbar machen würde, wird vor dem Speichern der Artikel abgewiesen. Prüfen Sie die gemeldete Rezeptur und korrigieren Sie zuerst die fachlich zusammengehörenden Angaben.

Vorprüfung vor dem Speichern

Im Schritt Vorschau prüft Vorprüfung (ohne Speichern) die ganze Datei, ohne etwas zu verändern. Sie zeigt, wie viele Artikel angelegt oder aktualisiert würden, und nennt alle Fehler mit Zeilennummer auf einmal:

  • Dubletten in der Datei: steht eine Artikelnummer zweimal in der Datei, wird die spätere Zeile gemeldet („steht schon in Zeile 4"); sie wird nie übernommen.
  • Dubletten im Artikelstamm: gibt es in Ihrem Artikelstamm zwei Artikel mit derselben Artikelnummer, nennt DiKAS beide Namen und ändert keinen von beiden. Bereinigen Sie zuerst den Artikelstamm.
  • Unbrauchbare Angaben: negative oder unklare Zahlen, Sollbestand unter Mindestbestand, Inhalt ohne Inhaltseinheit, unklare Ja-/Nein-Werte und Einheitenänderungen, die ein Rezept unbrauchbar machen.

Die Fehlerliste als CSV lässt sich herunterladen und in Excel bearbeiten. Mit dem Häkchen Fehlerhafte Zeilen überspringen werden die fehlerfreien Zeilen importiert und die fehlerhaften gemeldet; ohne das Häkchen wird gar nichts gespeichert, sobald eine Zeile fehlerhaft ist. Neue Warengruppen entstehen erst, wenn der Import wirklich speichert.

Lieferantenartikel, Rezepte und Anfangsbestände aus Tabellen

Nach dem Artikelimport übernimmt Admin → Artikel → Import → Lager-Beziehungen drei weitere Tabellen. Jede Tabelle hat eine Vorlage, wird erst geprüft und dann übernommen. Übernehmen ist erst nach einer fehlerfreien Prüfung dieser Datei möglich. Mit Fehlern wird nichts gespeichert; eine Wiederholung aktualisiert und verdoppelt nichts. Artikelnummern, Lieferanten und Lager müssen schon angelegt sein: der Import legt keine Lieferanten und Lager an.

Tabelle Spalten Wiederholung
Lieferantenartikel und Gebinde ArticleNumber, Supplier (Name oder Lieferantennummer), SupplierArticleNumber, PackagingName, PackagingFactor (Flaschen je Gebinde), PurchasePrice (je Gebinde), IsDefault, optional Staffel (z. B. 4:55; 8:52,5, siehe Staffelpreise) Wird über Lieferant plus Lieferantenartikelnummer fortgeschrieben. Pro Artikel höchstens ein Standardlieferant.
Rezeptzeilen ArticleNumber (Rezeptartikel), Ingredient (Artikelnummer der Zutat), Quantity, Unit Das Rezept eines Artikels, der in der Datei steht, wird vollständig durch die Zeilen der Datei ersetzt. Zyklen, zu tiefe Verschachtelung, unbekannte Zutaten und unvereinbare Einheiten (4 kg zu einem Liter-Artikel) melden Fehler.
Anfangsbestände ArticleNumber, Stock (Lagername; leer = Hauptlager), Quantity, Ek (je Bestandseinheit) Eine identische Wiederholung ist „bereits vorhanden".

Beispiel für Lieferantenartikel, bei dem ein Karton 6 Flaschen enthält und 60 € netto kostet:

ArticleNumber;Supplier;SupplierArticleNumber;PackagingName;PackagingFactor;PurchasePrice;IsDefault
GET-001;Getränke Müller;GM-4711;Karton 6 Flaschen;6;60,00;ja

Daraus ergibt sich im Bestellvorschlag ein Einkaufspreis von 10 € je Flasche.

Anfangsbestände überschreiben nie einen laufenden Bestand

Anfangsbestände werden als nachvollziehbare Eröffnungsbuchung (Wareneingang mit dem Kommentar „Eröffnungsbestand") gebucht, ein Beleg je Lager. Hat ein Artikel in diesem Lager schon Bestand oder Bewegungen, meldet DiKAS einen Fehler und bucht nichts. Korrigieren Sie solche Artikel über die Inventur oder eine Lagerbuchung. Seriennummernartikel, Sets, Artikel ohne Bestandsführung und die Durchlauflager (Wareneingang, Warenausgang, Verlust, Küche) werden abgewiesen. Ohne Einkaufspreis wird der Bestand ohne Warenwert eröffnet; das steht als Hinweis in der Liste. Mit der Auswahl Anfangsbestand bewertet legen Sie je Importlauf fest, ob die Preise aus der Datei den Durchschnitts-Einkaufspreis setzen oder ob nur die Mengen eröffnet werden — siehe Einstellungen im Lager. Ist die Einstellung Korrekturen nur mit eigenem Recht eingeschaltet, braucht der Import das Recht Korrigieren und freien Wareneingang buchen.

2. Lagerorte anlegen

Admin → Lager → Lagerorte

Ein Lagerort ist ein Ort mit eigenem Bestand. Legen Sie genau die Orte an, an denen Sie tatsächlich getrennt zählen wollen — meist ein Lager je Theke und eines für die Küche.

  1. Im Feld „Name des neuen Lagerorts (z. B. Theke 1)" den Namen eintragen.
  2. „Lagerort anlegen" klicken. Der Lagerort erscheint sofort in der Liste.
  3. Die Spalte „Genutzt von Arbeitsplätzen" bleibt zunächst leer — sie füllt sich in Schritt 4.

Zum Löschen öffnen Sie den Lagerort in der Liste und wählen Löschen; nach der Rückfrage „Lagerort wirklich löschen?" ist er weg. DiKAS prüft dabei nicht, ob dort noch Ware liegt. Lagern Sie den Bestand deshalb vorher um (Reiter Bestand → Umlagern) und lösen Sie die Zuordnung der Arbeitsplätze.

Die Systemlager

Sieben Lagerorte verwaltet DiKAS selbst; sie entstehen, sobald sie zum ersten Mal gebraucht werden. Sie tragen in der Liste das Abzeichen System und lassen sich weder umbenennen noch löschen. Nur das Hauptlager ist ein Lager, in dem Ware liegt; die übrigen sind Durchlauflager der doppelten Buchung und halten keine greifbare Ware:

Systemlager Wofür
Hauptlager Das zentrale Lager. Alles, was keinem eigenen Lager zugeordnet ist, bucht von hier.
Wareneingang Herkunft jeder Lieferung. Ein Wareneingang bucht von hier in Ihr Ziel-Lager.
Verlust Ziel jeder Verlustbuchung (Bruch, MHD, Eigenverbrauch, Personalverzehr).
Warenausgang Gegenstück für Ware, die das Haus verlässt, zum Beispiel ein verkauftes Gerät mit Seriennummer.
Küche Durchlauf der Herstellung: Zutaten gehen hierhin, die Fertigware kommt von hier ins gewählte Lager. Kein Lager für die Küche selbst — dafür legen Sie einen eigenen Lagerort an.
Verbrauch Reserviert für Verbrauchsbuchungen. Ein normaler Verkauf verringert den Bestand des Arbeitsplatz-Lagers direkt; hier liegt im Alltag nichts.
Leergut Zählt die Pfand-Einheiten aus Verkauf und Rücknahme.

Systemlager ein- und ausblenden

Im Reiter Bestand blendet das Kästchen „Systemlager anzeigen" diese Lager ein. Im Alltag bleiben sie besser aus — sie werden automatisch bebucht und dienen nur der Kontrolle. Die Gegenkonten Wareneingang und Warenausgang zeigen zwangsläufig das Negative dessen, was ins Regal gekommen oder aus dem Haus gegangen ist; das ist kein Fehler.

3. Min-/Soll-Bestände je Lagerort hinterlegen

Min und Soll sind die Grundlage für Nachschub und Bestellvorschlag: Unter Min wird nachgefordert, aufgefüllt bis Soll.

  1. In der Liste auf den Lagerort klicken — die Detailansicht „Lagerort: …" öffnet sich.
  2. Im Abschnitt „Min-/Soll-Bestände" über das Suchfeld „Artikel suchen und hinzufügen (Pfeiltasten + Enter)" einen Artikel wählen.
  3. In den Spalten Min und Soll die Mengen in Lagereinheiten eintragen.
  4. Weitere Artikel ergänzen, dann Speichern.

Der Mindestbestand am Artikel wirkt nur im Hauptlager

Am Artikel selbst lassen sich ebenfalls ein Mindest- und ein Maximalbestand hinterlegen (Artikel mit Bestand). Diese Werte greifen ausschließlich im Hauptlager und auch dort nur, solange keine eigene Regel für das Hauptlager hinterlegt ist. In jedem anderen Lager zählt allein die Regel, die Sie hier eintragen.

Speichern überträgt Name und die komplette Regel-Liste — eine entfernte Zeile ist nach dem Speichern also wirklich weg.

4. Arbeitsplatz einem Lager zuordnen

Damit jede Theke von ihrem eigenen Kühlschrank abbucht, bekommt jeder Arbeitsplatz sein Lager.

  1. Admin → Einstellungen → Arbeitsplätze öffnen.
  2. Beim gewünschten Arbeitsplatz das Feld „Lager" aufklappen und den Lagerort wählen. (Das Feld erscheint, sobald das Modul Lagerverwaltung eingeschaltet ist.)
  3. Speichern.

„-- Kein Lager --" bedeutet Hauptlager

Bleibt das Feld leer, bucht dieser Arbeitsplatz vom Hauptlager ab. Für einen Betrieb mit nur einer Kasse ist das genau richtig.

5. Rechte vergeben

Admin → Personal → Mitarbeiter öffnen → Reiter „Rechte" → Abschnitt Lager

Recht Erlaubt
Lager komplett verwalten Voll-Recht: schließt alle folgenden Rechte ein
Bestände einsehen Lagerbestände samt Einkaufspreisen und Buchungshistorie ansehen, ohne etwas zu ändern
Nur Verfügbarkeit sehen Für Servicepersonal: die Kasse zeigt „Ausverkauft“ und die Restmenge — keine Einkaufspreise, Bestandswerte, Lieferanten oder Buchungen
Schwund und Eigenverbrauch erfassen Bruch, abgelaufene Ware, Eigenverbrauch und Personalessen mit Grund buchen, am Lager des eigenen Arbeitsplatzes; bei Gerichten werden die Zutaten abgebucht. Kein Wareneingang, keine Umlagerung, keine Korrektur
Buchungen/Anforderungen Wareneingänge, Umlagerungen und Verluste buchen, Anforderungen erstellen, Eigenprodukte herstellen. Schließt „Schwund und Eigenverbrauch erfassen“ ein
Korrigieren und freien Wareneingang buchen Wirkt nur, wenn die Einstellung Korrekturen nur mit eigenem Recht eingeschaltet ist; wird zusätzlich zu „Buchungen/Anforderungen“ vergeben
Inventur Inventuren anlegen, Bestände zählen, Inventur abschließen
Bestellungen Bestellungen bei Lieferanten anlegen, versenden und Wareneingang verbuchen
Lagerorte & Lieferanten Lagerorte und Lieferanten anlegen, bearbeiten und löschen

Administratoren und Manager haben alle Lager-Rechte automatisch. Bestände einsehen und Nur Verfügbarkeit sehen sind in allen höheren Rechten enthalten (außer in „Schwund und Eigenverbrauch erfassen“, das nur Mengen ändert und keine Preise zeigt). Die Rechte für Geräte, Lieferscheine, Versand und Reklamationen gehören zur Warenwirtschaft (Rechte).

Ohne ein Leserecht fehlen an der Kasse die Bestands- und Ausverkauft-Hinweise

Die Kasse blendet die Restmengen und die Kennzeichnung „Ausverkauft" auf den Artikel-Kacheln aus, wenn dem angemeldeten Mitarbeiter sowohl Bestände einsehen als auch Nur Verfügbarkeit sehen fehlen — kommentarlos. Wer sich wundert, warum ein Kollege die Hinweise nicht sieht, prüft zuerst diese Rechte. Für die Bedienung genügt Nur Verfügbarkeit sehen: Sie sieht „Ausverkauft“, aber keine Einkaufspreise.

Lager-Rechte setzen eine Kasse voraus: In den kassenlosen Betriebsarten stehen sie im Rechte-Reiter gar nicht zur Auswahl.

Praxisbeispiel: Restaurant mit zwei Theken

Ristorante mit Küche, Barbereich und Terrassen-Ausschank.

  1. Modul Lagerverwaltung einschalten, Auto-Anforderungen ebenfalls.
  2. Zwei Lagerorte anlegen: Theke Bar, Theke Terrasse. Das Hauptlager (Keller) gibt es bereits. Soll die Küche getrennt gezählt werden, einen dritten Lagerort (z. B. „Küchenlager“) anlegen.
  3. Für Theke Terrasse die zehn Sommerartikel mit Min/Soll hinterlegen: Aperol Min 2 / Soll 6, Prosecco Min 6 / Soll 24 …
  4. Arbeitsplatz „Kasse Terrasse" → Lager Theke Terrasse; Arbeitsplatz „Kasse Bar" → Theke Bar.
  5. Der Bedienung Nur Verfügbarkeit sehen, der Thekenkraft Schwund und Eigenverbrauch erfassen und Buchungen/Anforderungen, der Bürokraft zusätzlich Bestände einsehen, Bestellungen und Inventur.

Ab dem nächsten Abend meldet die Terrasse von selbst, wenn der Aperol unter zwei Flaschen fällt.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung / Beobachtung Ursache und Abhilfe
„Keine Berechtigung für die Lagerverwaltung. Bitte beim Administrator das Lager-Recht anfordern." Der angemeldete Mitarbeiter hat kein Lager-Recht. Recht unter Personal → Rechte setzen.
„Name ist erforderlich." Beim Anlegen eines Lagerorts wurde kein Name eingetragen.
„System-Lager können nicht umbenannt oder gelöscht werden." Erwartetes Verhalten — legen Sie stattdessen einen eigenen Lagerort an.
„Kein Arbeitsplatz nutzt dieses Lager. Zuordnung unter Einstellungen → Arbeitsplätze." Hinweis, kein Fehler. Das Lager ist angelegt, aber noch keiner Kasse zugeordnet (Schritt 4).
„Lagerort konnte nicht gelöscht werden." Das Löschen ist fehlgeschlagen (zum Beispiel keine Verbindung oder ein Systemlager). Erneut versuchen. Gelöscht wird ohne Prüfung auf Bestand — Ware vorher umlagern.
Der Punkt Lager fehlt in der Seitenleiste Modul nicht eingeschaltet (Schritt 1) oder nicht in der Lizenz enthalten.

Nächster Schritt