Bestellung an den Lieferanten senden

Eine Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten. Damit sie auch bei einem Verbindungsabbruch oder einer Störung nicht doppelt beim Lieferanten ankommt, merkt sich DiKAS jeden Versand dauerhaft und zeigt dessen Stand im Bestelldetail.

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So senden Sie eine Bestellung

1. Bestellung öffnen und Per E-Mail an Lieferanten senden wählen. Die E-Mail-Adresse stammt aus dem Lieferantenstamm, ersatzweise aus der Bestellung; fehlt sie, meldet DiKAS „Für diesen Lieferanten ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt." und sendet nichts. Der Knopf steht bis zur vollständigen Lieferung zur Verfügung. Die Mail enthält die Bestellung als Tabelle und, wenn es gelingt, als PDF-Anhang; dasselbe PDF rufen Sie mit Bestell-PDF ab.
2. Nach dem Senden erscheint der Kasten Versand an den Lieferanten: mit Zeitpunkt, Empfänger, Status und der Bestellnummer, die auch der Lieferant liest.
3. Die Bestellung steht danach auf Bestellt. Wer telefonisch bestellt, wählt stattdessen Als bestellt markieren — dabei wird nichts gemailt, und die Bestellung gilt später als Versand nicht belegt (siehe unten).

Was die Status bedeuten

Status	Bedeutung
Vom Mailsystem angenommen	Das Mailsystem hat die Mail angenommen. Das heißt nicht, dass der Lieferant sie gelesen oder erhalten hat.
Ausgang unklar	Der Versand wurde begonnen, aber nicht bestätigt, zum Beispiel wegen eines Verbindungsabbruchs oder eines Speicherfehlers direkt nach dem Senden. Die Mail kann beim Lieferanten angekommen sein oder nicht.
Versand fehlgeschlagen	Es ist nichts versendet worden, zum Beispiel weil das Mailsystem die Mail abgelehnt hat. Der Versand darf erneut versucht werden.
Als versendet bestätigt	Eine Person hat einen unklaren Versand bestätigt, zum Beispiel nach Rücksprache mit dem Lieferanten.
Versand nicht belegt	Die Bestellung steht schon auf Bestellt (oder weiter), aber es gibt keinen Versandeintrag. Das betrifft Bestellungen, die vor der Versandhistorie versendet wurden, telefonisch bestellt oder ohne Mail als bestellt markiert wurden. Ob der Lieferant eine Mail bekommen hat, lässt sich nicht belegen.

Wenn der Ausgang unklar ist

Bei Ausgang unklar sendet DiKAS nichts von selbst noch einmal. Ein wiederholter Klick verschickt keine zweite Mail. Gehen Sie so vor:

1. Beim Lieferanten nachfragen, ob die Bestellung angekommen ist.
2. Ist sie angekommen: Als versendet bestätigen wählen. Es wird nichts gesendet; die Bestellung gilt als übermittelt.
3. Ist sie nicht angekommen: Erneut senden wählen. DiKAS fragt noch einmal nach („Die Bestellung geht dem Lieferanten ein zweites Mal zu. Wirklich erneut senden?"), weil der Lieferant die Bestellung bei einem Irrtum ein zweites Mal erhält. Mit Ja, erneut senden wird die Mail verschickt. Die Historie zeigt beide Versuche; der Neuversand ist mit ausdrücklicher Neuversand gekennzeichnet. Der ersetzte, unklare Versuch steht danach in der Historie ebenfalls als Vom Mailsystem angenommen — das sagt nichts darüber, ob er den Lieferanten erreicht hat.

Absichtlich ein zweites Mal senden

Auch nach einer angenommenen Mail können Sie die Bestellung bewusst noch einmal senden, zum Beispiel als Erinnerung. Wählen Sie dafür Erneut senden und bestätigen Sie die Rückfrage. Ohne diese ausdrückliche Bestätigung versendet DiKAS dieselbe Bestellung nie ein zweites Mal.

Bestellungen ohne Versandnachweis

Bei einer Bestellung mit dem Hinweis Versand nicht belegt steht statt Per E-Mail an Lieferanten senden der Knopf Erneut senden. Ohne diese ausdrückliche Bestätigung sendet DiKAS sie nie (Meldung „… ein Versand an den Lieferanten ist nicht belegt …"). DiKAS fragt vor dem Senden nach, weil der Lieferant die Bestellung schon haben könnte. Im Zweifel fragen Sie zuerst beim Lieferanten nach. Wer wirklich senden will, bestätigt mit Ja, erneut senden; danach steht der Versand in der Historie, und es gelten wieder die normalen Regeln.

Bestellung anlegen und doppelt klicken

Auch beim Anlegen einer Bestellung gilt: Ein wiederholter Klick oder ein erneutes Laden der Seite nach einem Verbindungsabbruch erzeugt keine zweite gleiche Bestellung.

Meldungen im Überblick

Meldung	Bedeutung
Ausgang unklar: Der letzte Versand dieser Bestellung wurde begonnen, aber nicht bestätigt …	Zuerst beim Lieferanten klären, dann Als versendet bestätigen oder Erneut senden.
Diese Bestellung wurde bereits an den Lieferanten gesendet …	Nach angenommener Mail ist ein zweites Senden nur über Erneut senden möglich.
Diese Bestellung ist bereits als bestellt vermerkt, aber ein Versand an den Lieferanten ist nicht belegt …	Bestellung ohne Versandnachweis: Erneut senden wählen, wenn sie wirklich gemailt werden soll.
Eine Bestellung im Zustand „Abgeschlossen" kann nicht mehr an den Lieferanten gesendet werden.	Abgeschlossene und stornierte Bestellungen gehen nicht mehr hinaus.

Grenzen

• DiKAS kann belegen, dass das Mailsystem eine Mail angenommen hat, nicht, dass der Lieferant sie erhalten hat. Bei Zweifel zuerst beim Lieferanten nachfragen.
• Bestellungen, die vor dieser Funktion versendet wurden, haben keine Versandhistorie. Sie sind als Versand nicht belegt gekennzeichnet; DiKAS behauptet weder, sie seien gesendet worden, noch, sie seien nie gesendet worden.