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v26.3

Artikel mit Bestand

Für wen: Inhaber und Bürokraft · Wo: Admin → Artikel → Artikel öffnen → Reiter Lager

Ein Artikel wird erst dann im Lager geführt, wenn Sie es an ihm einschalten. Diese Seite zeigt, welche Felder dafür nötig sind, wie Lieferant und Gebinde daran hängen und wie der Bestand danach im Reiter Bestand aussieht.

Voraussetzung

Das Modul Lagerverwaltung ist eingeschaltet und mindestens ein Lagerort ist angelegt — siehe Lager einrichten.

1. Bestand verfolgen einschalten

  1. Admin → Artikel öffnen und den Artikel anklicken.
  2. Auf den Reiter Lager wechseln.
  3. Im Abschnitt Lagerverwaltung den Schalter „Bestand verfolgen" einschalten.
  4. Speichern.

Ab sofort bucht jeder Verkauf dieses Artikels vom Lager des Arbeitsplatzes ab — und jeder Storno bucht ihn wieder zurück.

2. Mindest- und Maximalbestand

Direkt darunter stehen zwei Felder:

Feld Bedeutung
Mindestbestand Unterschreitet der Bestand diesen Wert, taucht der Artikel im Bestellvorschlag auf.
Maximalbestand Bis hierhin füllt der Bestellvorschlag auf.

Maximalbestand und Sollbestand sind dasselbe

Im Artikel heißt der Wert Maximalbestand; in den Lagerorten, im Artikel-Import und in der Massenänderung heißt er Sollbestand. Gemeint ist immer die Menge, bis zu der aufgefüllt wird.

Diese beiden Werte gelten nur im Hauptlager

Sie fließen ausschließlich für das Hauptlager in den Bestellvorschlag ein — und auch dort nur, solange für das Hauptlager keine eigene Min-/Soll-Regel hinterlegt ist. Für jede Theke und jedes andere Lager zählt allein die Regel aus Admin → Lager → Lagerorte (siehe Lager einrichten, Schritt 3).

3. Einheit und Inhalt je Einheit

Der Bestand wird in Lagereinheiten gezählt — in dem, was Sie in die Hand nehmen: eine Flasche, ein Stück, ein Kilo. Die Einheit steht im Reiter Allgemein des Artikels.

Für Rezepturen braucht DiKAS zusätzlich, wie viel in einer Lagereinheit steckt:

Feld Beispiel Wozu
Inhalt je Einheit 0,7 Eine Flasche Rum enthält 0,7 Liter
Inhalts-Einheit l Die Einheit dieses Inhalts

Damit kann ein Rezept „4 cl Rum" schreiben, und DiKAS bucht 0,057 Flaschen ab.

Verwandte Einheiten rechnet DiKAS um

Steht am Artikel l und im Rezept cl, rechnet DiKAS selbst um: Volumen (ml, cl, dl, l) und Gewicht (g, kg) lassen sich untereinander verwenden. Nicht verrechnet werden Volumen und Gewicht: Aus Kilogramm lassen sich ohne Dichteangabe keine Liter machen — ein solches Rezept wird beim Speichern abgewiesen. Eine Menge in „Stück“ meint immer eine ganze Lagereinheit.

Ohne Rezepturen brauchen Sie diese beiden Felder nicht.

Im selben Reiter schalten Sie bei Bedarf Chargen und MHD führen ein (Chargen und Mindesthaltbarkeit) und bei Handelsware mit Einzelstücken die Seriennummern (Seriennummern). Eine Mengenstaffel (Rabatt ab einer Gebindezahl) hinterlegen Sie an der Lieferantenzeile, siehe Staffelpreise und Fracht.

4. Lieferanten und Gebinde am Artikel

Ganz unten im Reiter Lager steht der Abschnitt „Lieferanten & Gebinde". Er ist die Grundlage für Bestellvorschlag und Wareneingang.

  1. „Lieferant hinzufügen" klicken.
  2. Den Lieferanten wählen und die Zeile ausfüllen:
Spalte Beispiel Bedeutung
Lieferanten-ArtNr 12345 Die Artikelnummer beim Lieferanten — steht so auf der Bestellung
Gebinde-Name Kiste 20×0,5 Wie der Lieferant liefert
Gebinde-Faktor 20 Lagereinheiten pro Gebinde
EK pro Gebinde 12,00 Einkaufspreis für ein ganzes Gebinde
Standard ✓ Der Lieferant, den der Bestellvorschlag zuerst nimmt

Unter der Zeile rechnet DiKAS sofort mit: „= 0,60 € je Fl". So sehen Sie beim Tippen, ob der Gebinde-Faktor stimmt.

  1. Speichern.

Mehrere Lieferanten je Artikel

Sie dürfen denselben Artikel bei mehreren Lieferanten führen — mit unterschiedlichen Gebinden und Preisen. Für den Bestellvorschlag zählt der als Standard markierte Eintrag.

Darunter kann ein Bereich „Veraltet (Fallback)“ mit den alten Lieferantenfeldern stehen. Er gilt nur, solange unter „Lieferanten & Gebinde“ nichts hinterlegt ist; pflegen Sie neue Zuordnungen immer oben.

5. Der Bestand in der Übersicht

Admin → Lager → Reiter Bestand

Oben wählen Sie das Lager, darunter steht der Bestand je Artikel:

Spalte Bedeutung
Bestand Aktuelle Menge in Lagereinheiten
Min/Soll Die wirksame Regel samt Herkunft: Lager (eigene Regel dieses Lagers) oder Artikel (Wert am Artikel, nur im Hauptlager)
Ø-EK Gleitender Durchschnitts-Einkaufspreis pro Lagereinheit, beim Wareneingang fortgeschrieben
Bestandswert Bestand × Ø-EK
Aktionen Verlust buchen · Umlagern · Korrigieren

Wer kein Recht auf Preise hat (Einstellung Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen), sieht bei Ø-EK und Bestandswert einen Strich; die Mengen bleiben sichtbar.

Unter der Liste steht die Summe Bestandswert des gewählten Lagers.

Im Hauptlager werden die Mindest-/Sollwerte am Artikel verwendet, sofern keine eigene Lagerregel hinterlegt ist. Eine eigene Regel hat Vorrang, auch wenn sie null lautet. Die Suche findet Artikel nach Name, Artikelnummer, Barcode und Lieferantenartikelnummer. Mehrere Wörter müssen alle vorkommen (wein weiß). Ein Barcodescanner tippt den Code und drückt Enter: die Suche startet dann sofort, und der genau passende Artikel steht oben. Getippte Eingaben suchen nach einer kurzen Pause.

Artikel unter dem Mindestbestand oder im Minus sind rot markiert und tragen den Hinweis „Bestand unter Minimum oder negativ".

Die Liste lädt immer nur 100 Zeilen und hängt beim Scrollen die nächsten an; unter der Liste steht, wie viele von wie vielen Artikeln geladen sind. Das hält auch ein Sortiment mit 5.000 Artikeln und ein Tablet flüssig. Neben der Suche lassen sich Warengruppe (mit ihren Untergruppen) und Lieferant wählen. Die Zahlen an den Filterknöpfen gelten für die gerade gesuchte Warengruppe und den gewählten Lieferanten. Suche, Filter und Lager bleiben erhalten, wenn Sie in einen anderen Reiter wechseln und zurückkehren.

Über der Liste filtern Knöpfe mit Zähler die Zeilen: Alle, Negativ, Unter Minimum, Ohne Lieferant und Ohne Einkaufspreis. Das hilft bei großen Sortimenten, die offenen Pflegepunkte zu finden. Ohne Einkaufspreis zählt in der Voreinstellung Artikel, für die weder ein Durchschnitts-Einkaufspreis aus Wareneingängen noch ein Lieferantenpreis am Artikel vorliegt (die Einstellung Ein Lieferantenpreis zählt als Einkaufspreis kann das auf „nur gebuchte Preise“ verschärfen); Ohne Lieferant zählt Artikel ohne Lieferantenzuordnung. Ein Artikel mit Mindestbestand, der in diesem Lager noch nie gebucht wurde, steht mit Bestand 0 und dem Zusatz „nie gebucht" in der Liste — er ist bestellbedürftig, auch wenn es noch keine Buchung gibt.

Überall dieselbe Zahl

Bestandsliste, Bestellvorschlag und Tagesübersicht benutzen dieselbe Regel, die der Server bestimmt. Es gibt keinen Artikel, der im Vorschlag fehlt, aber in der Übersicht als „unter Minimum" unbemerkt bleibt.

Negative Bestände sind zugelassen

Der Verkauf wird nie blockiert, auch nicht bei Bestand 0. Ein rotes Minus ist ein Hinweis darauf, dass eine Lieferung nicht eingebucht oder eine Menge falsch gezählt wurde — kein Fehler des Programms. Geradegerückt wird das per Inventur oder mit der Zeilen-Aktion Korrigieren.

Die drei Zeilen-Aktionen

Aktion Was sie tut
Verlust buchen Menge und Grund (Bruch, MHD abgelaufen, Eigenverbrauch, Personalverzehr, Sonstiges) — bucht auf das Systemlager Verlust
Umlagern Menge und Ziellager — der Bestand wandert, die Gesamtmenge im Haus bleibt gleich
Korrigieren Feld Differenz mit Vorzeichen: 3 erhöht, -2 verringert. 0 ist nicht zulässig

Jede dieser Aktionen wird sofort ausgeführt und steht danach im Buchungsjournal. Ist die Einstellung Korrekturen nur mit eigenem Recht eingeschaltet, erscheint Korrigieren nur für Mitarbeiter mit dem Recht Korrigieren und freien Wareneingang buchen.

Praxisbeispiel: Flasche Rum im Regal

Der Rum kommt in Kisten zu zwölf Flaschen à 0,7 l, der Cocktail nimmt 4 cl.

  1. Artikel „Rum 0,7 l" öffnen, Reiter Lager.
  2. Bestand verfolgen einschalten, Einheit Fl.
  3. Inhalt je Einheit 0,7, Inhalts-Einheit l.
  4. Mindestbestand 4, Maximalbestand 12 (gilt fürs Hauptlager).
  5. Lieferant „Getränke Weber", Gebinde Kiste 12, Faktor 12, EK 84,00 → die Zeile darunter zeigt = 7,00 € je Fl.
  6. Speichern — der Rum ist bestandsgeführt, bestellbar und kalkulierbar.

Massenänderung: viele Artikel auf einmal ändern

Wofür ist das? Sie wollen für ein ganzes Sortiment dasselbe festlegen: Lager, Mindest- und Sollbestand oder den Standardlieferanten. Statt jeden Artikel zu öffnen, ändern Sie alle Artikel einer gefilterten Liste in einem Zug.

Wenn Sie für ein ganzes Sortiment dieselbe Einstellung brauchen – zum Beispiel alle Getränke ins Lager „Bar" aufnehmen, einen Mindestbestand von 6 festlegen oder einen Lieferanten als Standard setzen –, müssen Sie nicht jeden Artikel einzeln öffnen.

So geht's

  1. Öffnen Sie Admin → Artikel.
  2. Filtern Sie die Liste: nach Warengruppe und/oder mit dem Suchfeld. Der Knopf Massenänderung (n) zeigt, für wie viele Artikel die Änderung gilt. Es zählen alle Artikel des Filters, nicht nur die Zeilen, die gerade auf dem Bildschirm zu sehen sind.
  3. Klicken Sie auf Massenänderung. Füllen Sie nur die Felder aus, die Sie ändern wollen – leere Felder bleiben unverändert:
  4. Lagerzuordnung: Der Artikel bekommt in diesem Lager eine Regel für Mindest- und Sollbestand. Mindest- und Sollbestand gelten dann für dieses Lager. Es wird dabei nichts gebucht und kein Bestand verändert.
  5. Mindestbestand / Sollbestand: Ohne Lagerauswahl setzen Sie den Wert am Artikel; er wirkt im Hauptlager. Bei neuen Regeln im Hauptlager bleibt der bisherige Artikelwert erhalten, wenn Sie nichts anderes eingeben. Eine 0 beim Artikelwert entfernt den Wert.
  6. Standardlieferant: Der Lieferant wird bei den Artikeln zum Standard, bei denen er bereits als Lieferantenartikel eingetragen ist. Gebinde und Einkaufspreis werden dabei nie neu angelegt.
  7. Klicken Sie auf Vorschau prüfen. Es wird noch nichts gespeichert. Sie sehen, wie viele Artikel sich ändern, wie viele schon passen und welche übersprungen werden – mit Grund – sowie einen Auszug der Änderungen (vorher / nachher).
  8. Wenn das Ergebnis stimmt, klicken Sie auf … Artikel jetzt ändern. Haben Sie nach der Vorschau etwas an den Eingaben geändert, müssen Sie die Vorschau erneut prüfen.

Welche Artikel übersprungen werden

Ein Artikel wird entweder mit allen gewünschten Änderungen bearbeitet oder gar nicht. Übersprungen werden zum Beispiel:

  • Artikel ohne eigene Bestandsführung und Sets (Lager und Mindestbestand gelten dort für die Bestandteile),
  • Artikel, bei denen der Mindestbestand über dem Sollbestand läge,
  • Artikel, bei denen der gewählte Lieferant nicht (oder mehrfach) eingetragen ist,
  • Artikel, bei denen im Hauptlager schon eine eigene Lagerregel steht und deshalb ein Artikelwert nicht wirken würde – wählen Sie dann das Lager mit aus,
  • Systemartikel.

Die Übersicht nennt zu jedem Grund die Anzahl der betroffenen Artikel.

Gut zu wissen

  • Höchstens 5.000 Artikel auf einmal. Bei mehr Artikeln den Filter enger setzen (zum Beispiel nach Warengruppe).
  • Derselbe Vorgang kann gefahrlos wiederholt werden: Ein zweiter Durchlauf mit denselben Angaben ändert nichts mehr.
  • Sie brauchen das Recht zum Bearbeiten von Artikeln; für die Lagerzuordnung zusätzlich das Recht Lagerorte & Lieferanten.
  • Läuft gerade ein Artikelimport, meldet das Programm das und Sie versuchen es nach dessen Ende erneut.
  • Bei sehr großen Sortimenten (ab 1.000 Artikeln) nimmt die Massenänderung keinen Suchbegriff als Filter an (das Programm meldet es) – filtern Sie dann nach Warengruppe.
  • Neue Lieferantenartikel, Gebinde und Preise pflegen Sie weiterhin einzeln am Artikel oder über den Artikelimport (Tabelle „Lieferantenartikel").

Wenn etwas nicht klappt

Meldung / Beobachtung Ursache und Abhilfe
Der Artikel taucht im Bestand gar nicht auf Bestand verfolgen ist aus, oder auf diesem Lager wurde noch nie etwas gebucht. Bestand über eine Buchung oder die Inventur anlegen.
„Noch keine Bestände in diesem Lager" Erwartete Meldung bei einem frisch angelegten Lagerort.
„Bitte eine gültige Menge eingeben" / „Die Menge muss größer als 0 sein" In Verlust oder Umlagerung stand keine oder eine Menge ≤ 0.
„Die Differenz darf nicht 0 sein" Eine Korrektur ohne Wirkung wird nicht gebucht.
„Bitte ein Ziellager wählen" Beim Umlagern fehlt das Ziel.
„Noch kein Lieferant zugeordnet." Hinweis im Artikel — ohne Lieferant und Gebinde erscheint der Artikel im Bestellvorschlag nur unter „Ohne Lieferant".
Der Bestand ändert sich beim Verkauf nicht Der Arbeitsplatz zeigt auf ein anderes Lager als erwartet — siehe Lager einrichten, Schritt 4.
Die Massenänderung meldet „übersprungen“ Die Übersicht nennt zu jedem Grund die Zahl der Artikel: kein eigener Bestand, Mindest- über Sollbestand, Lieferant am Artikel nicht (oder mehrfach) eingetragen, Systemartikel. Den Grund beheben und die Vorschau erneut prüfen.
„Bei sehr großen Sortimenten gilt die Suche nur für einen Ausschnitt …“ Die Massenänderung gilt nie für einen Ausschnitt. Suchbegriff leeren und nach Warengruppe filtern.

Nächster Schritt