Inventur und Berichte¶

Für wen: Inhaber, Bürokraft und Steuerberater · Wo: Admin → Lager → Reiter Inventur und Buchungen, Admin → Berichte → Lager

Die Inventur bringt den gebuchten Bestand mit dem tatsächlich gezählten in Übereinstimmung. Der Lagerbericht zeigt danach, was das Lager wert ist, was verbraucht wurde und wohin die Fehlmengen gegangen sind.

Voraussetzung

Das Recht Inventur für das Zählen und Abschließen (ohne dieses Recht fehlt der Reiter Inventur), das Recht Bestände einsehen für Journal und Bericht (Lager einrichten, Schritt 5). Ist in den Lager-Einstellungen Inventur nur für zugewiesene Lager eingeschaltet, bietet der Reiter nur die Lager an, die Ihnen zugewiesen sind („Es werden nur die Lager angeboten, die Ihnen für die Inventur zugewiesen sind."). Ist Ihnen keines zugewiesen, fragen Sie den Lagerverwalter; Lagerverwalter und Administratoren sind ausgenommen.

1. Inventur starten¶

Admin → Lager → Reiter Inventur

Oben das Lager wählen, das gezählt werden soll.
„Inventur starten".

Die Zählliste enthält Artikel mit vorhandenem Bestand oder einer Min-/Soll-Regel für dieses Lager. Im Hauptlager werden zusätzlich aktive Artikel mit eigener Bestandsführung aufgenommen, auch wenn noch kein Eingang gebucht wurde. Ohne weitere Angabe zählt die Inventur das ganze Lager.

Nur einen Teil des Lagers zählen (Teilinventur)¶

Unter dem Lager steht der Haken „Nur ausgewählte Artikel zählen (Teilinventur)". Danach können Sie eingrenzen:

Klasse A, B oder C – die Einstufung nach Bestandswert aus dem Zählvorschlag im Lagerbericht. A sind die wertvollen Artikel, die am häufigsten gezählt werden sollten.
Nur fällige – Artikel, die noch nie gezählt wurden oder deren letzte Zählung länger zurückliegt als der Rhythmus ihrer Klasse (A 30 Tage, B 90 Tage, C 365 Tage).
Warengruppe – nur Artikel dieser Gruppe.

Mehrere Angaben gelten zugleich: Klasse A und „Nur fällige" zählt also nur die A-Artikel, die wieder an der Reihe sind. Ohne mindestens eine Angabe lässt sich die Teilinventur nicht starten. Passt kein Artikel zur Auswahl, meldet DiKAS „Die Auswahl enthält keinen Artikel dieses Lagers" und legt keine Inventur an.

In der Liste trägt eine solche Inventur den Zusatz Teilinventur, in der Zählliste steht ein Hinweis mit der Zahl der Artikel. Alle anderen Artikel des Lagers bleiben beim Abschluss unverändert – sie gelten nie als „0 gezählt". Vom Zählvorschlag im Lagerbericht führt je Klasse der Link „Teilinventur starten" direkt hierher; Lager und Auswahl sind dann vorbelegt, gestartet wird erst mit „Inventur starten".

Pro Lager immer nur eine offene Inventur

Solange eine Inventur offen ist, lässt sich für dasselbe Lager keine zweite starten. Zählen Sie mehrere Lager, arbeiten Sie sie nacheinander ab — oder starten Sie je Lager eine eigene Inventur.

Die Status in der Liste: Offen, Abgeschlossen, Abgebrochen. Solange eine Inventur offen ist, erinnert der Überblick daran („Inventur offen — Zählung läuft. Bis zum Abschluss im betroffenen Lager nicht verkaufen oder verschieben.").

2. Zählen¶

Ein Klick auf die offene Inventur öffnet die Zählliste „Inventur Theke Bar".

Je Artikel in der Spalte Gezählt die tatsächlich vorhandene Menge eintragen. Enter springt zum nächsten Feld.
Mit einem Barcode-Scanner geht es schneller: Über das Suchfeld „Artikel suchen…" den Artikel per EAN-Scan oder Artikelnummer aufrufen und die Menge eintippen.
Zwischendurch „Zwischenspeichern" — die Zählung geht dann nicht verloren.
Bei großen Listen über „Mehr laden“ weitere Positionen anzeigen oder gezielt per Suche/Barcode aufrufen.

Die Spalten bedeuten:

Spalte	Bedeutung
Soll	Aktueller Buchbestand laut System
Gezählt	Was Sie gezählt haben
Differenz	Gezählt − Soll

Über der Liste läuft der Zähler mit: „12 von 40 Artikeln gezählt".

Mehrere Zähler, Entwurf und Blindzählung¶

Mehrere Personen können dieselbe Inventur gleichzeitig zählen, zum Beispiel jede einen Bereich:

Eigene Zeilen bleiben eigene Zeilen. Gespeichert wird nur, was Sie selbst geändert haben. Zeilen, die ein anderer gezählt hat, erscheinen nach dem Speichern in Ihrer Liste, ohne dass Ihre getippten Werte verloren gehen. Unter dem Feld steht, wer wann gezählt hat.
Der Entwurf sichert sich selbst. Etwa drei Sekunden nach der letzten Eingabe speichert DiKAS automatisch; über der Liste steht „Entwurf gesichert um …". „Zwischenspeichern" bleibt für den Moment, in dem Sie es sofort wollen.
Zählen zwei Personen denselben Artikel unterschiedlich, überschreibt DiKAS nichts. Die Zeile erscheint als Hinweis („… inzwischen von Anna mit 4 gezählt"), und Sie entscheiden je Zeile: „Wert übernehmen" (Annas Zahl) oder „Meinen Wert behalten".
Nur ungezählte blendet alles aus, was schon einen Wert hat – praktisch, um den Rest einer großen Liste abzuarbeiten.
Blindzählung blendet die Spalte Soll aus, damit der Buchbestand beim Zählen nicht verleitet.
Artikel fehlt in der Liste? Wird beim Suchen per Barcode oder Artikelnummer nichts gefunden, bietet DiKAS an, den Artikel zur Inventur hinzuzufügen.

Leer heißt „nicht gezählt"

Ein leeres Feld bedeutet nicht gezählt — dieser Artikel bleibt beim Abschluss unverändert. Wer nur die auffälligen Positionen prüfen will, zählt genau diese und lässt den Rest leer. Eine 0 dagegen heißt „nichts mehr da" und wird gebucht.

Was die Inventur nicht kann

Zählzeitpunkt: DiKAS vergleicht die gezählte Menge mit dem Bestand zum Abschluss, nicht mit dem Bestand, der zum Zeitpunkt des Zählens der einzelnen Position galt. Deshalb darf im Lager zwischen Start und Abschluss nichts verkauft oder bewegt werden (siehe Abschnitt 3). Unter dem Feld steht, wer wann gezählt hat; ein Soll je Zählzeitpunkt gibt es nicht.
Chargen und Geräte: Chargen werden nicht einzeln gezählt. Zählen Sie weniger, als Chargen im Lager stehen, fallen die Chargen mit dem frühesten Mindesthaltbarkeitsdatum zuerst weg (Chargen). Bei Artikeln mit Seriennummern setzt die Inventur die Menge, nicht den Zustand einzelner Geräte; Abweichungen bei Geräten klären Sie im Reiter Geräte.

Zuletzt gezählt¶

Mit dem Abschluss merkt sich DiKAS für jeden gezählten Artikel das Datum, auch wenn keine Differenz entstand. Sie sehen es:

in der Zählliste in der Spalte „Zuletzt gezählt" („noch nie", wenn der Artikel noch nicht gezählt wurde),
in der Bestandsliste (Reiter Bestand) als Zeile „zuletzt gezählt: …" unter dem Artikelnamen,
im Zählvorschlag des Lagerberichts als Spalte „Fällig" je Klasse.

Ungezählt gelassene Positionen (bestätigte Teilerfassung) bekommen kein neues Datum.

3. Abschließen¶

„Abschließen" klicken — es erscheint die Abschluss-Vorschau.
Die Differenztabelle prüfen: je Artikel Soll, Gezählt und Differenz.
Im Feld Kommentar den Grund für größere Differenzen festhalten (wird im Protokoll gespeichert).
„Jetzt abschließen".

Sind beim Abschluss noch Positionen ungezählt, nennt die Vorschau Anzahl und Namen. Der Abschluss geht erst nach der ausdrücklichen Bestätigung „Ja, Teilerfassung abschließen"; ungezählte Positionen bleiben dann unverändert. So wird eine halb gezählte Liste nie unbemerkt zur fertigen Inventur.

Gab es seit dem Start eine Bewegung im gewählten Lager (schon ein einzelner Verkauf, Wareneingang oder eine Umlagerung genügt), lehnt DiKAS den Abschluss mit einem Hinweis ab, etwa „Der Bestand von … hat sich seit Beginn der Inventur geändert." Es wird dann keine Inventurkorrektur ausgeführt. Brechen Sie die Inventur ab und zählen Sie in einer ruhigen Phase neu. Zwischen Start, Zählung und Abschluss darf im betroffenen Lager kein Warenverkehr stattfinden — an der Kasse also keine Verkäufe aus diesem Lager. Zählen Sie vor dem Öffnen oder nach Betriebsschluss.

Bei erfolgreichem Abschluss steht „Inventur abgeschlossen — Differenzen wurden gebucht, die Periodenzähler beginnen neu."

Was der Abschluss bewirkt:

Der Bestand jedes gezählten Artikels wird auf die gezählte Menge gesetzt.
Für jede Differenz entsteht eine Korrektur-Buchung als Nachweis im Journal.
Die Periodenzähler des Lagers (Verkauf, Zugang, Verlust seit der letzten Inventur) beginnen neu.
Nicht gezählte Artikel bleiben unverändert.
Das Protokoll bleibt dauerhaft erhalten und ist über die Liste wieder aufrufbar.

Die Korrektur-Buchung ist der Nachweis — nicht noch einmal ausführen

Eine Inventur setzt den Bestand auf den gezählten Wert. Die Korrektur-Buchung im Journal dokumentiert diese Differenz; sie darf nicht ein zweites Mal ausgeführt werden, sonst wird die Differenz doppelt gebucht.

„Abbrechen" verwirft alle erfassten Zählmengen; es wird nichts gebucht. Die Rückfrage weist darauf ausdrücklich hin.

Wenn der Abschluss unterbrochen wurde¶

Fällt beim Abschließen die Verbindung oder der Server aus, bleibt die Inventur offen, und der Abschluss lässt sich fortsetzen: einfach noch einmal „Jetzt abschließen" wählen. DiKAS hält vor der ersten Änderung fest, welche Differenzen gebucht werden sollen, und führt den Abschluss genau dort fort, wo er stehen blieb. Die Mengen werden nie doppelt gesetzt, und die Korrektur-Buchung entsteht genau einmal. Ein zweiter Klick nach einem erfolgreichen Abschluss zeigt dasselbe Ergebnis, ohne etwas zu ändern.

Sobald der Abschluss begonnen hat, sind die Zählwerte eingefroren. Hat der Abschluss den Bestand noch nicht verändert, können Sie die Inventur weiterhin abbrechen; hat er ihn schon verändert, bleibt nur das Fortsetzen. Gab es zwischen dem begonnenen Abschluss und dem Fortsetzen Lagerbewegungen, bevor der Bestand gesetzt wurde, lehnt DiKAS den Abschluss ab: Inventur abbrechen und neu zählen.

4. Das Buchungsjournal¶

Admin → Lager → Reiter Buchungen

Jede Bestandsbewegung steht hier chronologisch: wer, wann, was, von wo nach wo.

Buchungsart	Entsteht durch
Verkauf	Bonieren und Kassieren (automatisch)
Wareneingang	Lieferung zu einer Bestellung oder freie Einbuchung
Umlagerung	Bestand wandert zwischen zwei Lagern
Verlust	Bruch, MHD, Eigenverbrauch, Personalverzehr, Sonstiges
Korrektur	Einzelkorrektur oder Inventur-Abschluss
Retoure an Lieferant	Rücksendung zu einer Bestellung (Retoure)
Herstellung: Zutatenverbrauch / Herstellung: Fertigzugang	Eigenprodukte herstellen (Herstellen)

Filtern lässt sich nach Lager („Alle Lager"), Artikel („Artikel filtern…") und Zeitraum (Von / Bis). Lange Listen laden über „Mehr laden (50/312)" nach.

Über „Neue Buchung" erfassen Sie eine Bewegung von Hand (Recht Buchungen/Anforderungen): Buchungsart wählen, Quell- und Ziellager setzen, Artikel über die Suche hinzufügen, Mengen (bei einer Korrektur mit Vorzeichen) eintragen, Buchen. Die Buchung wird sofort ausgeführt.

Ist in den Lager-Einstellungen Korrekturen nur mit eigenem Recht eingeschaltet, dürfen Korrekturen und freie Wareneingänge nur Mitarbeiter mit dem Recht Korrigieren und freien Wareneingang buchen (und Lagerverwalter) buchen.
Für Artikel mit Seriennummern ist die freie Buchung nicht möglich; DiKAS verweist auf den Wareneingang mit Seriennummern bzw. den Reiter Geräte.
Verkaufsvorgänge, bei denen die Abbuchung noch offen ist, stehen unter Offene Abbuchungen, nicht hier in der Anforderungsliste.

5. Der Lagerbericht¶

Admin → Berichte → Reiter Lager

Wählen Sie Von und Bis (Vorgabe: ab dem Monatsersten), optional ein Lager („Alle Lager") und klicken Sie auf Auswerten. CSV-Export speichert die Tabelle. Der Bericht zeigt je Lager einen Kasten mit Bestandswert heute, Wareneinsatz (nur wenn es einen gab) und Verlust (oder „Kein Verlust") in der Kopfzeile, darunter die Artikelzeilen:

Spalte	Bedeutung
Verkauft	Abgang durch Verkäufe im Zeitraum
Zugang	Wareneingänge im Zeitraum
Umlagerung ±	Saldo aus Ein- und Ausgängen zu anderen Lagern
Retoure	Rücksendungen an Lieferanten (Spalte erscheint nur, wenn es welche gab)
Hergestellt / Zutatenverbrauch	Eigenherstellung: Fertigzugang und verbrauchte Zutaten (Spalten erscheinen nur bei Herstellung)
Verlust	Abschreibungen mit Grund
Korrektur ±	Manuelle Korrekturen und Inventurdifferenzen
Anfang	Bestand zu Beginn des gewählten Zeitraums
Bestand Stichtag / Wert Stichtag	Bestand und Wert am Ende des Bis-Datums
Bestand heute / Ø-EK heute / Wert heute	Aktueller Stand, unabhängig vom Zeitraum
Wareneinsatz	Verbrauch im Zeitraum zu den bei der jeweiligen Bewegung gespeicherten Einkaufspreisen; Stornos werden gegengerechnet

Ein Zeiger auf die Verlust-Zahl öffnet die Aufschlüsselung „Verlust nach Grund" — der Schwund-Indikator jeder Theke. Der Zeiger auf die Umlagerung zeigt „Umlagerung ein: … · aus: …".

Schätzwerte bei älteren Buchungen

Fehlt an einer älteren Bewegung der damalige Einkaufspreis, verwendet DiKAS für diesen Anteil den heutigen Durchschnittspreis. Der Bericht kennzeichnet die Schätzung und zeigt beim Wareneinsatz ein ≈ an. Spätere Einkäufe ändern die Bewertung von Bewegungen mit gespeichertem Einkaufspreis nicht.

„Heute" und „Stichtag" sind zwei verschiedene Zahlen

Verkauf, Zugang, Umlagerung, Verlust und Korrektur zählen den gewählten Zeitraum. Die Spalten mit „heute" zeigen immer den aktuellen Stand. Die Spalten Anfang und Stichtag zeigen den Bestand am Anfang bzw. Ende des Zeitraums; DiKAS rechnet ihn aus dem heutigen Bestand und den gebuchten Bewegungen zurück. Der Schwund-Indikator ist die Summe aus Verlust und negativen Korrekturen.

So wird der Stichtagswert bewertet

Der Stichtagswert nimmt für jeden Artikel den letzten bis zum Bis-Datum gebuchten Einkaufspreis. Ein teurerer Einkauf nach dem Zeitraum ändert ihn nicht. Gibt es bis dahin keinen gebuchten Preis, gilt der heutige Durchschnitt; die Zahl trägt dann ein ≈. Die Zeile über der Tabelle stimmt ab: Anfangswert + Bewegungen zu gebuchten Preisen + Preiseffekt = Stichtagswert. Der Preiseffekt ist die reine Bewertungsänderung durch andere Einkaufspreise. Artikel mit Minusbestand und Artikel ohne Einkaufspreis stehen getrennt und zählen nicht zum Stichtagswert. Konnte eine Bewegung keiner Spalte zugeordnet werden, meldet der Bericht das und markiert die Zeile.

Die reinen Durchgangslager (Wareneingang, Ausgang, Schwarzes Loch, Küche) erscheinen im Bericht nicht. Das Lager Schwund erscheint als eigener Kasten, der nur die gebuchten Verluste zeigt (ohne Reichweite und ABC). Wer die Kästen mehrerer Lager selbst addiert, zählt Verluste deshalb doppelt: einmal im Lager, aus dem sie abgingen, einmal im Kasten „Schwund".

Einkaufspreise ausgeblendet

Ist in den Lager-Einstellungen Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen eingeschaltet, sehen alle anderen Mitarbeiter in der Tabelle statt der Preise und Werte nur „–" (in der CSV bleiben die Felder leer); die Mengen bleiben sichtbar.

Der Lagerbericht gehört nicht zum Tagesabschluss

Er ist eine rein betriebswirtschaftliche Auswertung und bewusst kein Teil des Tagesabschlusses. Für Finanzamt und Betriebsprüfung zählen die Kassen- und TSE-Daten; der Lagerbericht wird dort nicht eingereicht. Für die Bilanz liefert die abgeschlossene Inventur den Bestandswert zum Stichtag.

Praxisbeispiel: Monatsinventur an der Theke¶

Pizzeria Da Mario zählt am 1. des Monats vor dem Öffnen die Theke.

Admin → Lager → Inventur, Lager Theke Bar, Inventur starten.
Mit dem Barcode-Scanner Flasche für Flasche erfassen; Enter springt weiter, den Rest über die Suche eintragen.
Nach 20 Minuten: Abschließen → die Vorschau zeigt 2 Flaschen Rotwein und 5 Weizen zu wenig.
Kommentar: „Rotwein: Bruch am 22. nicht gebucht". Jetzt abschließen.
Im Lagerbericht steht die Fehlmenge im nächsten Monat unter Korrektur ±; der gebuchte Bruch steht unter Verlust mit Grund.

Wer nur die auffälligen Artikel prüfen will, zählt nur diese — der Rest bleibt unangetastet.

Beispiel Teilinventur: In der Theke Bar liegen 120 Artikel, 15 davon gehören zur Klasse A (die wertvollsten). Im Lagerbericht zeigt der Zählvorschlag: 6 der 15 A-Artikel sind fällig (seit mehr als 30 Tagen nicht gezählt). Sie wählen Teilinventur starten, lassen Klasse A und Nur fällige gesetzt und zählen nur diese 6 Artikel in fünf Minuten. Die übrigen 114 Artikel bleiben unverändert; sie gelten nicht als „0 gezählt“. Nach dem Abschluss steht bei den 6 Artikeln das neue Datum bei Zuletzt gezählt.

Wenn etwas nicht klappt¶

Meldung	Ursache und Abhilfe
„Noch keine Inventuren vorhanden. Oben ein Lager wählen und die erste Inventur starten."	Erwartete Meldung beim ersten Mal.
„Inventur konnte nicht gestartet werden."	Meist läuft für dieses Lager schon eine Inventur („Für dieses Lager läuft bereits eine offene Inventur.") — sie zuerst abschließen oder abbrechen. Oder das Lager ist Ihnen nicht zugewiesen („Dieses Lager ist Ihnen für die Inventur nicht zugewiesen …"): Lagerverwalter fragen.
„Rum 0,7 l: Die gezählte Menge darf nicht negativ sein."	In der Zählliste steht ein Minuswert. Gezählt wird, was da ist.
Der Knopf Inventur starten ist bei Teilinventur gesperrt	Der Haken „Nur ausgewählte Artikel zählen“ steht, aber keine Auswahl (Klasse, „Nur fällige“ oder Warengruppe). Eine Auswahl treffen – oder den Haken entfernen, um das ganze Lager zu zählen.
„Die Auswahl enthält keinen Artikel dieses Lagers“	Die Auswahl passt auf keinen Artikel (zum Beispiel keiner ist fällig). Die Auswahl weiten. Es wurde keine Inventur angelegt.
„Keine Zählmengen erfasst — nichts zu speichern."	Zwischenspeichern ohne eine einzige Eingabe.
„Keine Differenzen — alle gezählten Bestände stimmen mit dem Soll überein."	Alles passt; der Abschluss bucht dann nichts.
„In dieser Inventur wurden keine Artikel gezählt."	Ein abgeschlossenes Protokoll ohne Zählmengen — es hat nichts gebucht.
„Keine Buchungen für die gewählten Filter."	Filter zu eng: Zeitraum, Lager oder Artikelfilter weiten.
„Keine Lagerbewegungen oder Bestände im gewählten Zeitraum."	Im Bericht: anderer Zeitraum oder anderes Lager wählen.
„Fehler beim Laden des Lagerberichts"	Verbindungsproblem; Seite neu laden.
„Der Abschluss dieser Inventur wurde begonnen …"	Der Abschluss wurde unterbrochen. Zählwerte lassen sich nicht mehr ändern: Jetzt abschließen erneut wählen, um ihn fortzusetzen.
Der Inventurabschluss meldet einen veränderten Bestand	Seit dem Start gab es eine Lagerbewegung oder der Buchungsstand lässt sich nicht mehr sicher prüfen. Inventur abbrechen und ohne zwischenzeitlichen Warenverkehr neu zählen.
„Die gemeinsame Lagersperre ist derzeit nicht erreichbar" oder „Ein anderer Lagervorgang ist noch aktiv"	Dieser Versuch hat nichts verändert. Kurz warten und Jetzt abschließen bzw. den Vorgang wiederholen; die Inventur bleibt offen.
„Für … werden Seriennummern geführt …" bei einer Neuen Buchung	Für Geräte mit Seriennummern keine freie Mengenbuchung; Wareneingang mit Seriennummern bzw. Reiter Geräte nutzen.

Nächster Schritt¶

Berichte — die übrigen Auswertungen
Lager an der Kasse — Bruch und Verlust dort buchen, wo sie entstehen