Escribir la primera factura¶
En dikas factura cada factura vive en el área de clientes. Esta página recorre el camino completo: dar de alta al cliente, redactar la factura, generar el PDF, enviarla por correo y registrar el cobro.
Clientes → Facturas
Esto no es asesoramiento fiscal
Las indicaciones sobre menciones obligatorias e impuestos de esta página son una ayuda y no sustituyen al asesoramiento fiscal. Aclare los detalles legales con su gestoría o con la AEAT.
Antes de empezar
La cuenta bancaria y los datos fiscales deberían estar guardados antes de que salga la primera factura — véase Registro y primer inicio.
1 · Dar de alta al cliente¶
- Pulse Clientes en la barra lateral. La lista de clientes es a la vez la página de inicio.
- Arriba a la derecha, «Nuevo cliente».
- Rellene los datos maestros — como mínimo empresa o nombre/apellidos.
- En las subpestañas están Dirección, Notas, Banco, Crédito y Condiciones.
- En Dirección introduzca la dirección postal — y el correo electrónico.
- Guarde.
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Número de cliente | aparece como referencia del comprador en el registro de facturación |
| Empresa / Nombre / Apellidos | destinatario de la factura |
| Dirección | dirección que figura en la factura — calle y N.º pueden ir en campos separados; el número aparece en todos los documentos |
| Direcciones de entrega | en la subpestaña Dirección, con «Añadir dirección de entrega»: direcciones distintas para la entrega, cada una con País; una de ellas como Predeterminada — véase Dirección de entrega |
| Correo electrónico | destinatario al enviar la factura |
| Correo de facturación | rellénelo solo si la factura debe ir a otra dirección (p. ej. contabilidad) |
| NIF/CIF | identificación fiscal del cliente; en clientes de la UE gobierna la inversión del sujeto pasivo |
Sin correo no hay envío
Si el cliente no tiene ni correo electrónico ni correo de facturación, el envío falla y la factura se queda en borrador. En ese caso descargue el PDF y envíelo usted.
2 · Crear la factura¶
Dos caminos llevan al mismo editor:
- Clientes → pestaña «Facturas» → «Nueva» — el cliente se busca dentro del editor.
- Clientes → abrir cliente → pestaña «Facturas» → «Nueva» — el cliente ya está fijado.
El editor se llama «Nueva factura» y tiene tres pestañas. El aviso de la cabecera vale en todas: Ctrl+S guarda, Esc cancela. Las cifras 1, 2, 3 saltan entre pestañas.
Pestaña «Dirección»¶
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente (opcional) | buscador «Buscar cliente…» — sobra si partió desde un cliente |
| Dirección de factura: empresa | nombre distinto del fichero de clientes |
| Dirección de factura: nombre | persona de contacto distinta |
| Calle / CP / Localidad / País | dirección distinta |
| Dirección de entrega distinta | interruptor: actívelo si la mercancía no va a la dirección de facturación — véase Dirección de entrega |
| Notas | texto libre sobre la factura |
Dirección de entrega¶
En la pestaña «Dirección», bajo la dirección de facturación, está la sección «Dirección de entrega».
- Interruptor desactivado: debajo pone «Se entrega en la dirección de facturación.» — la factura no lleva dirección de entrega propia.
- Interruptor activado: en «Dirección de entrega guardada» elija una de las direcciones de entrega del cliente (la predeterminada va marcada como «(Predeterminada)») o «Introducir otra dirección». Debajo están Destinatario, A la atención de / complemento, calle, número, CP, localidad y País.
Si el cliente tiene una dirección de entrega predeterminada (marcada como «Predeterminada» o la única registrada), el interruptor ya está activado al elegir el cliente y la dirección viene rellenada. Una dirección de entrega guardada trae su propio país; para otra dirección se propone el país de la dirección de facturación. Si Destinatario queda vacío, figura el destinatario de la factura. Sin calle, CP y localidad se aplica la dirección de facturación.
La dirección de entrega aparece:
- en la vista de detalle de la factura como línea propia,
- en el PDF — según la plantilla, como bloque propio «Dirección de entrega» bajo el destinatario o como línea «Dirección de entrega: …» en el texto de observaciones; el país solo figura si la entrega va a otro país,
- en el albarán de la factura,
- en la factura electrónica (en Facturae como texto adicional «Dirección de entrega: …»),
- en el portal de clientes de su cliente, en el detalle de la factura,
- en el correo de la factura mediante el marcador
{Lieferanschrift}.
Como la dirección de facturación, solo se puede cambiar en borrador. Al copiar una factura y al convertir un presupuesto se traslada también.
Pestaña «Pago»¶
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Plazo de pago (días) | plazo desde la fecha de factura — de ahí sale el vencimiento |
| Descuento total (%) | descuento sobre toda la factura, 0–100 |
| Domiciliación SEPA | marca la factura para el cobro por domiciliación (módulo Finanzas) |
| Modo neto | marca la factura como liquidación neta |
El tipo impositivo sale siempre de la línea
Ni el modo neto ni un NIF extranjero descuentan el IVA automáticamente. Si una factura debe salir sin IVA — por ejemplo con inversión del sujeto pasivo —, ponga el tipo al 0 % en cada línea y añada el texto obligatorio en la descripción o en el texto largo.
Pestaña «Líneas»¶
Aquí nace el contenido de la factura.
Tomar una línea de un artículo: escriba en la búsqueda rápida de artículos («Nombre, número o código de barras…») y pulse un resultado — descripción, precio, unidad y tipo impositivo se adoptan.
Escribir una línea libre: pulse «＋ Añadir línea» (o Mayús+Intro) y rellene los campos.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Descripción | servicio o producto |
| Texto largo | segundo campo bajo la descripción: «Texto largo (opcional, aparece en el PDF)…» — hasta 2000 caracteres, multilínea, p. ej. números de serie |
| Cantidad | cantidad en la unidad elegida |
| Unidad (en pantalla «Einheit») | p. ej. Stück, Std., Pauschal, kg, m — texto libre con sugerencias. En un artículo ya viene su unidad; en una línea libre sin indicación vale «Stück» (unidad) |
| Precio unitario | precio por unidad |
| IVA | lista de los tipos configurados (en España 21 %, 10 %, 4 %, 0 %) |
| Dto. % | descuento solo de esa línea |
| Total | se calcula al vuelo |
Una línea se quita con la ✕ al final de la fila; la última línea que queda no se puede borrar.
Bajo la tabla están las sumas: descuento total, base imponible, IVA, total.
IRPF y recargo de equivalencia
En España el editor muestra además retención de IRPF y recargo de equivalencia. Ambos se calculan por línea y aparecen desglosados en el PDF y en el registro que se comunica a la AEAT — no son un texto libre en el pie.
Mantener los tipos impositivos
La lista sale de Ajustes → Finanzas → Tipos de IVA. Ahí introduce también tipos distintos o limitados en el tiempo.
Guardar¶
Abajo a la derecha, «Crear» (en una factura existente el botón se llama «Guardar»). Después la factura queda en estado Borrador y se puede cambiar libremente.
3 · Liquidar, PDF y envío¶
Abra la factura en la lista. En la cabecera están las acciones — como iconos sin rótulo. Pase el ratón por encima y aparece el nombre:
| Icono | Acción | Cuándo está disponible |
|---|---|---|
| Hoja PDF | siempre | |
| Camión | Albarán | salvo en abonos |
| Lápiz | Editar | solo en borrador |
| Avión de papel | Liquidar y enviar | solo en borrador |
| Papelera | Borrar borrador | solo en borrador |
| Billete | Pago | en Pendiente / Parcial / Vencida |
| Marca de verificación | Marcar como pagada | en Pendiente / Parcial / Vencida |
| Señal de prohibido | Anular | en Pendiente / Parcial / Vencida |
| Dos hojas | Copia | siempre |
Ver el PDF¶
PDF abre la factura como archivo PDF — también en borrador, entonces como vista previa.
Albarán¶
Albarán (icono del camión) genera un albarán de la factura. Como dirección lleva exactamente una de estas tres, en este orden:
- la dirección de entrega de la factura, si hay una,
- si no, la dirección de entrega predeterminada del cliente (marcada como «Predeterminada» o la única registrada),
- si no, la dirección de facturación.
La dirección se toma siempre completa de una sola fuente, nunca mezclada. Si el cliente tiene varias direcciones de entrega y ninguna marcada como predeterminada, y la factura no lleva dirección de entrega, el albarán muestra la dirección de facturación.
Liquidar y enviar¶
Liquidar y enviar es el cierre propiamente dicho. Un clic hace tres cosas:
- La factura se finaliza: estado Borrador → Pendiente, el número queda fijado.
- El PDF se archiva de forma inalterable, y el registro de facturación entra en la cadena VeriFactu — véase Fiscalización en España.
- La factura sale por correo electrónico a la dirección de facturación del cliente, con el PDF adjunto.
Si todo va bien, dikas factura avisa «Factura enviada».
Después de liquidar ya no se cambia
Una factura finalizada lleva un número asignado. No se puede editar ni borrar — solo anular. Revise el borrador antes.
Ajustar el texto y el remitente
Asunto, texto y pie del correo de factura se configuran en Ajustes → Impresión y plantillas → Correo.
4 · Estado de cobro¶
Una factura recorre estos estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | creada, modificable, todavía no es una factura válida |
| Pendiente | liquidada y enviada, falta el cobro |
| Parcial | hay un importe parcial registrado |
| Pagada | saldada por completo |
| Vencida | superado el plazo de pago |
| Anulada | anulada, con abono emitido |
Registrar un cobro parcial¶
- Abrir la factura → Pago (icono del billete).
- El diálogo «Registrar pago» muestra número y importe pendiente.
- Introducir el importe, opcionalmente una nota (p. ej. «transferencia del 12/03»).
- Pulsar «Registrar».
El estado pasa a Parcial o Pagada. Todos los apuntes están en el detalle, pestaña Cobros.
Pagada por completo¶
Marcar como pagada registra de una vez todo el importe pendiente.
En el plan de 0 € el cobro se marca a mano
La conciliación bancaria automática pertenece al módulo Finanzas. Sin él, el estado de cobro se fija a mano — y eso es a propósito: marcar el pago nunca está detrás de un módulo.
Anular¶
Anular pregunta primero. Si queda importe pendiente, el aviso indica que se crea automáticamente un abono por ese importe. Tras confirmar, dikas factura avisa «Factura anulada (abono creado)».
5 · La lista de facturas¶
Con Filtro acota por estado, nivel de reclamación, desde/hasta (fecha) y búsqueda (número o nombre de cliente).
Siguiente paso¶
→ Presupuesto → factura — cómo un presupuesto se convierte en factura sin volver a teclear nada