Filialen & Ketten¶

Betreiben Sie mehrere Standorte unter einer Marke — als eigene Betriebsstätten oder als Franchise-Verbund — fasst DiKAS sie zu einer Kette zusammen. Jede Filiale bleibt dabei ein eigenständiger Mandant mit eigener Kasse, eigener TSE und eigenem Tagesabschluss; die Kette legt eine gemeinsame Ebene darüber:

Zentraler Artikelstamm — einmal pflegen, alle Filialen erben
Instant-Dashboard und Monatsabfrage — Umsätze aller Filialen auf einen Blick
Kettenweite Kundendatei, Gutscheine und Punkte — an jedem Standort gültig
Clearing und Franchise-Gebühr — Forderungen zwischen den Betrieben, mit DATEV-Export

Sie verwalten alles im Kundenkonto unter konto.dikas.de im Bereich Filialen.

Voraussetzungen¶

Jede Filiale hat eine eigene DiKAS-Lizenz (Cloud-Mandant oder lokale Maschine mit Cloud-Anbindung).
Sie sehen alle Lizenzen in Ihrem Kundenkonto — oder Sie laden fremde Lizenzinhaber (z. B. Franchisenehmer) per Online-Name ein.
Jede Filiale meldet ihre Kassen weiterhin selbst ans Finanzamt (Kassenmeldung je Betriebsstätte) — daran ändert die Kette nichts.

Was die Kette kostet¶

Das Filial-Modul wird je teilnehmender Filiale und Monat berechnet und wird mit der Größe der Kette günstiger:

Kettengröße	je Filiale / Monat
1 – 4 Filialen	19 €
ab 5 Filialen	15 €
ab 20 Filialen	9 €
ab 50 Filialen	5 €

Flache Staffel, keine Stufenrechnung

Erreicht die Kette eine Stufe, gilt der neue Preis für alle Filialen — bei sechs Filialen zahlen alle sechs 15 €, nicht nur die sechste. Gezählt werden ausschließlich Filialen mit aktiver Verknüpfung, einschließlich der Teilnahme „Nur Reporting“; eingeladene, aber noch nicht bestätigte Filialen zählen nicht. Eine Kette ohne aktive Mitglieder kostet nichts.

Im Tab Mitglieder sehen Sie als Ketten-Eigentümer die aktuelle Rechnung: Anzahl aktiver Filialen, Preis je Filiale, Monatssumme und die vollständige Staffel. Dort steht auch, was eine weitere Filiale kosten würde. Es gibt keine Einrichtungsgebühr; eine Preisänderung wirkt ab der nächsten Abo-Rechnung.

Kette anlegen¶

Melden Sie sich im Kundenkonto unter konto.dikas.de an.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Filialen.
Klicken Sie auf Neue Kette und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Pizzeria Roma Gruppe").

Die Kette ist damit angelegt — standardmäßig ist zunächst nur das Reporting aktiv. Alle weiteren Freigaben steuern Sie bewusst über die Sync-Einstellungen.

Filialen verknüpfen¶

Eigene Lizenz hinzufügen¶

Im Tab Mitglieder wählen Sie unter Eigene Lizenz hinzufügen eine Ihrer Lizenzen aus und legen fest:

Feld	Bedeutung
Rechtsform	„Eigene Betriebsstätte" (gleiche juristische Person) oder „Franchise" (eigenständiger Rechtsträger)
Teilnahme	„Nur Reporting" (Filiale liefert nur Kennzahlen) oder „Voll" (nimmt auch an Gutscheinen, Punkten, Kundendatei und zentralem Artikelstamm teil)

Die Verknüpfung ist sofort aktiv — Ihre Zustimmung liegt bei eigenen Lizenzen bereits vor.

Neue Filiale bestellen¶

Hat die neue Filiale noch keine Lizenz, klicken Sie auf Filiale hinzufügen (neue Lizenz bestellen). Der Bestellassistent führt Sie durch die Bestellung und hängt die neue Lizenz am Ende automatisch an diese Kette — Sie müssen sie nicht nachträglich suchen und verknüpfen.

Fremde Filiale einladen (Franchise/Partner)¶

Geben Sie im Bereich Fremde Filiale einladen den Online-Namen des anderen Mandanten ein.
Der eingeladene Kunde sieht die Einladung in seinem Kundenkonto unter Filialen → Offene Einladungen und kann sie annehmen oder ablehnen.
Erst nach seiner Zustimmung ist die Filiale aktiv verknüpft.

Online-Name herausfinden

Der Online-Name steht im Kundenkonto der jeweiligen Filiale (Abschnitt „Meine Lizenz") und entspricht der Subdomain des Mandanten.

Region zuordnen¶

Jede Filiale trägt ein frei benennbares Regionsfeld (z. B. Bundesland, Gebiet oder Betreiber). Dashboard und Auswertung lassen sich danach filtern. Die Region ist eine reine Gruppierung: Es gibt keine eigene Regionalleiter-Ebene und keine Rechte, die an einer Region hängen.

Mitglied entfernen¶

Klicken Sie in der Mitgliederliste auf Entfernen. Die Filiale verliert den Ketten-Zugriff; ihre eigenen Daten bleiben unverändert. Prüfen Sie vorher offene, von dieser Filiale ausgegebene Gutscheine, laufende Zahlvorgänge und noch nicht ausgeglichene Forderungen. Das Entfernen der Mitgliedschaft zahlt Restwerte nicht aus und regelt die Haftung für ausgegebene Gutscheine nicht neu. Ein hinterlegter Franchise-Satz wird dabei zurückgesetzt. Der Vorgang wird im Protokoll festgehalten.

Wer sieht welche Filialen?

Der Ketten-Eigentümer sieht alle Filialen mit allen Zahlen. Eine teilnehmende Filiale sieht in Mitgliederliste, Dashboard und Monatsabfrage ausschließlich ihre eigenen Standorte — Franchisenehmer sehen also weder die Umsätze noch die Konditionen der anderen.

Sync-Einstellungen (zentral steuern, was geteilt wird)¶

Im Tab Sync-Einstellungen legen Sie als Ketten-Eigentümer fest, welche Daten kettenweit gelten. Änderungen sind versioniert und werden protokolliert.

Bereich	Einstellungen
Kunden	Aus / An · Dedup-Schlüssel (Karte, E-Mail, Telefon)
Gutscheine	Aus / nur eigene Betriebsstätten / kettenweit inkl. Franchise · Standard-Gutscheinart der Kette
Punkte	Aus / nur eigene Betriebsstätten / kettenweit · Punkte je Euro, Wert je Punkt, Verfall, Obergrenze je Einlösung
Artikel	Aus / Push / Push + Lock · Auswahl der gesperrten Felder
Franchise-Gebühr	Berechnungsbasis: Netto- oder Bruttoumsatz (kettenweit einheitlich)

Umsatzsteuer-Hinweis bei Gutscheinen

Ob ein Gutschein Einzweck oder Mehrzweck ist, lässt sich nicht allein aus der Zahl der Filialen oder der Rechtsform ableiten. Für Deutschland sind insbesondere der bei Ausgabe feststehende Leistungsort und die feststehende geschuldete Steuer maßgeblich (§ 3 Abs. 13–15 UStG). DiKAS gibt Gutscheine einer Franchise-Filiale als Mehrzweck aus; Einzweck-Ausgabe ist auf eigene Betriebsstätten beschränkt. Stimmen Sie Gutscheinart, Leistungen und zulässige Annahmestellen vor der Einrichtung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Regeln für Gutscheine¶

Im Tab Sync-Einstellungen gibt es den Block Regeln für Gutscheine mit zwei Schaltern. Beide gelten kettenweit; Änderungen stehen im Protokoll.

Schalter	Standard	Wirkung
Abgelaufene Gutscheine noch erstatten	an	An: Eine Erstattung (zum Beispiel durch Bonstorno) auf einen abgelaufenen Gutschein wird gebucht, wenn die Einlösung vor dem Ablauf lag. Aus: DiKAS weist sie mit „Gutschein abgelaufen“ ab, ohne etwas zu buchen. Das Ablaufdatum wird in keinem Fall verlängert.
Abgebrochene Aktivierung gibt die vorgedruckte Karte wieder frei	aus	Aus: Wird die Aktivierung einer vorgedruckten Karte abgebrochen, bevor der Beleg existiert, wird die Karte entwertet. An: Sie wird wieder zur unbenutzten Karte (ohne Guthaben) und lässt sich mit einem neuen Vorgang erneut aktivieren. Gilt nur für vorgedruckte Karten; ein abgebrochener Neuverkauf eines Gutscheins wird immer entwertet.

Ältere Portal-Versionen oder Zugänge, die diese Felder nicht senden, lassen die gespeicherten Werte unverändert. Entscheiden Sie zusammen mit Ihrer Buchhaltung: Wer „abgelaufene Gutscheine erstatten“ ausschaltet, erkennt die Rücknahme einer vor dem Ablauf eingelösten Ware nicht mehr auf dem Gutschein an.

Eine frisch angelegte Kette hat alles aus

Kunden-, Gutschein-, Punkte- und Artikel-Sync stehen nach dem Anlegen auf Aus; nur das Reporting läuft. Das ist Absicht — Sie schalten bewusst frei, was geteilt werden soll.

Zentraler Artikelstamm¶

Im Tab Artikel pflegen Sie den Artikelstamm der Kette: anlegen, bearbeiten, löschen, nach Name, Nummer, Barcode oder Warengruppe suchen.

Erstbefüllung: Über Artikel aus eigener Filiale importieren übernehmen Sie den vorhandenen Artikelstamm einer eigenen, aktiven Filiale in die Kette — Sie müssen nichts abtippen.

Verteilen: Änderungen wirken in den Filialen erst, wenn sie verteilt werden — automatisch je nach Sync-Einstellung oder sofort über Jetzt pushen.

Die drei Modi im Überblick:

Modus	Wirkung
Aus	Der Stamm lässt sich pflegen, wird aber nicht verteilt.
Push	Filialen erhalten die Artikel und dürfen alle Felder selbst ändern.
Push + Lock	Wie Push, aber gesperrte Felder (Sie wählen sie aus, üblich sind Preis, Steuersatz und Name) werden bei jedem Lauf auf den Zentralwert zurückgezogen.

Gesperrte Felder halten lokale Änderungen nicht

Im normalen Artikel-Editor wird eine Änderung an einem gesperrten Feld bereits beim Speichern abgewiesen. Gelangt trotzdem eine Abweichung in den Filialbestand, setzt der nächste Abgleich das Feld auf den Zentralwert zurück. Solche Abweichungen erscheinen im Push-Status als Konflikt. Änderungen daher am zentralen Artikel vornehmen.

Push-Status je Filiale zeigt letzten Erfolg, Anzahl angewandter Artikel, Fehler sowie aufgeklappt die Konflikte und die lokalen Abweichungen einer Filiale.

Wen der Push erreicht

Nur Filialen mit Teilnahme „Voll". Filialen im Modus „Nur Reporting" bekommen keine Artikel — ebenso wenig eine Kette, deren Artikel-Sync auf „Aus" steht. „Push gelaufen, nichts angekommen" hat fast immer eine dieser beiden Ursachen.

Kettenweite Kundendatei¶

Im Tab Kunden verwalten Sie die gemeinsame Kundenkartei. Sie ersetzt nicht automatisch alle bestehenden lokalen Kundenstammdaten durch einen laufenden Abgleich. Aktive Mitglieder können gemeinsame Kundendaten suchen; legen Sie daher nur die für den Verbund erforderlichen Daten und Notizen ab.

Die Kartei bietet:

Suche über Kartennummer, Name, E-Mail oder Telefon
Anlegen mit Kartennummer (Pflicht, kettenweit eindeutig)
Duplikat-Hinweise: Bei gleicher E-Mail oder Telefonnummer erhalten Sie eine Warnung — angelegt wird trotzdem (z. B. Familien mit gemeinsamer Nummer)
Kontoauszug: Zeile aufklappen zeigt den Punktestand und alle Buchungen mit Datum, Typ, Betrag und Beleg

Gutscheine¶

Stand der Abläufe

Dieses Kapitel beschreibt die Abläufe mit vorläufiger Ausgabe, Belegankündigung, automatischer Erstattung und Punktereservierung. Sie gelten, wenn Server und Kassen auf dem Stand Oktober 2026 oder neuer laufen. Eine Kasse mit älterer Programmversion arbeitet noch nach dem früheren Ablauf (zum Beispiel ohne Erstattung beim Bonstorno). Aktualisieren Sie alle Filialen einer Kette gemeinsam.

Im Tab Gutscheine sehen Sie alle Gutscheine der Kette mit Nummer, Modus, Restbetrag, Nennwert, Status, Ausgabefiliale und Datum — filterbar nach Status und durchsuchbar nach Nummer.

Karten-Chargen (für vorgedruckte Gutscheinkarten) legen Sie als Ketten-Eigentümer direkt an: Bezeichnung, Anzahl, optionaler Aufdruck-Wert und optionale Gültigkeit. Zu jeder Charge gibt es

einen CSV-Export der Kartennummern und
einen PDF-Kartenbogen als Druckvorlage.

Eine Charge, die nicht mehr ausgegeben werden soll, entwerten Sie mit Restliche entwerten — bereits aktivierte Karten bleiben davon unberührt.

Kettengutschein und lokaler Gutschein unterscheiden¶

Ein Kettengutschein trägt einen Code mit DCH- und wird zentral für die Kette geführt. Ein lokaler Gutschein gehört zur Gutscheinverwaltung eines einzelnen Mandanten. Eine Filialverknüpfung macht vorhandene lokale Gutscheine nicht automatisch kettenweit gültig. Auch das Aufladen und Verlängern lokaler Gutscheine lässt sich nicht unverändert auf Kettengutscheine übertragen.

→ Lokale Gutscheine · Altsysteme und technische Anbindung

Ausgabe und Aktivierung einer Karte¶

Kette und Filialen aktiv verknüpfen, für die Verkaufs- und Einlösefilialen Voll wählen und Gutschein-Sync passend freigeben.
Für vorgedruckte Karten im Portal eine Charge anlegen und CSV/PDF herunterladen. Die Karten haben zunächst kein Guthaben. Ein aufgedruckter Betrag ist nur eine Vorgabe, keine Aufladung.
Beim Gutscheinverkauf an der Kasse die vorgedruckte Karte scannen, den Betrag prüfen und zum Verkauf hinzufügen. Alternativ einen neuen Kettengutschein ohne vorgedruckte Karte ausgeben.
Den Verkauf bezahlen und abschließen. Erst mit dem gespeicherten Beleg wird der Gutschein wirksam und trägt den bezahlten Betrag; die verkaufende Filiale ist der Aussteller.

Was zwischen Scan und Bezahlung passiert: Ab dem Zeitpunkt, an dem die Kasse den Gutschein anlegt oder die Karte aktiviert, ist er vorläufig. Ein vorläufiger Gutschein hat kein Guthaben und lässt sich weder einlösen noch verkaufen. Wird der Verkauf sicher abgebrochen, bevor ein Beleg entsteht, wird der Gutschein entwertet. Bricht die Kasse mitten im Verkauf ab (Absturz, Stromausfall), bleibt er gesperrt, bis die Kasse beim nächsten Abgleich den Beleg findet (dann wird er wirksam) oder ihn nach 30 Minuten ohne Beleg verwirft. So entsteht kein bezahlbares Guthaben ohne bezahlten Beleg.

Vorläufigen Gutschein nicht erneut verkaufen

Ein entwerteter Gutschein bleibt entwertet; für einen neuen Versuch eine neue Karte verwenden (oder einen neuen Gutschein ausgeben). Bei der Kette lässt sich einstellen, dass eine abgebrochene Aktivierung einer vorgedruckten Karte die Karte wieder freigibt, statt sie zu entwerten — siehe Regeln für Gutscheine. Der abgebrochene Verkaufsvorgang selbst kann damit nicht wiederholt werden; die Kasse legt für den neuen Versuch einen neuen Vorgang an.

Die Aktion Restliche entwerten betrifft nur noch nicht aktivierte Karten einer Charge. Bereits aktiviertes Kundenguthaben bleibt bestehen. CSV/PDF mit vollständigen Codes nur berechtigten Personen und dem beauftragten Druckdienst geben.

Einlösung in einer anderen Filiale¶

Einkauf erfassen und den Zahlungsdialog öffnen.
Kettengutschein scannen oder den vollständigen Code eingeben. DiKAS prüft die zentrale Annahme (siehe Einzweck- und Mehrzweckgutscheine) und reserviert den benötigten Betrag für 15 Minuten.
Reicht der Gutschein nicht aus, die Differenz mit einem weiteren angebotenen Zahlweg bezahlen. Ist der Einkauf günstiger, bleibt der Restwert auf derselben Karte.
Zahlung abschließen. Kurz bevor die Kasse den Beleg zum ersten Mal speichert, meldet sie den Beleg dem zentralen Dienst an. Ab dieser Meldung verfällt die Reservierung nicht mehr von selbst, auch wenn der Beleg erst Stunden später abgeschlossen wird.
Mit dem gespeicherten Beleg wird die Einlösung zentral bestätigt. Bei unterschiedlichen Rechtsträgern entsteht die zugehörige Verrechnung.

Beispiel: Karte mit 50 €, Einkauf in einer anderen Filiale über 18 € → 32 € Restwert. Eine aktive Reservierung kann die Karte während eines anderen Zahlvorgangs vorübergehend blockieren. Ein mehrfacher Scan erzeugt kein zusätzliches Guthaben.

Zustände einer Reservierung:

Zustand	Bedeutung	Was zu tun ist
Reserviert	Betrag ist für 15 Minuten gebunden; noch kein Beleg angekündigt	Nichts. Wird nicht abgeschlossen, gibt sich der Betrag nach 15 Minuten frei.
Beleg angekündigt	Die Kasse hat den Beleg gemeldet; der Betrag bleibt ohne Ablauf gebunden	Nichts. Die Kasse schließt ab oder gibt frei, sobald sie weiß, ob der Beleg existiert.
Prüfung nötig	Nach 30 Minuten ohne Abschluss ist unklar, ob der Beleg entstanden ist	Wird als offener Vorgang geführt und blockiert den Gutschein, bis er geklärt ist (siehe unten). Der Support kann abgleichen.

Offene Vorgänge einer Filiale sehen berechtigte Mitarbeiter über die Vorgangsliste der Kasse; der Ketten-Eigentümer sieht die der gesamten Kette. Die Kasse gleicht beim Start und danach alle 5 Minuten selbstständig ab: Ist der Beleg vorhanden, wird die Einlösung bestätigt. Wurde er nie gespeichert (und sind mindestens 10 Minuten vergangen), wird der Betrag freigegeben.

Einlösung im Webshop¶

Online einlösbar sind dafür geeignete, aktivierte Mehrzweck-Karten aus einer Kartencharge. Ein an der Kasse neu vergebener fortlaufender Kettencode ist nicht automatisch online einlösbar.

Im Checkout den Kartencode eingeben; pro Bestellung wird ein Gutschein verwendet. Ein Restbetrag wird über die angebotene Online-Zahlung beglichen. Deckt die Karte die gesamte Bestellung, wird ohne zusätzliche Kartenzahlung abgeschlossen. Bei Zahlung erst vor Ort den Gutschein an der dortigen Kasse einlösen. Ein Gutscheinverkauf über den Webshop gehört nicht zu diesem Ablauf.

Abbruch, Storno und Rückgabe¶

Situation	Vorgehen
Zahlung noch nicht abgeschlossen	Vorgang an der Kasse abbrechen; die Reservierung wird freigegeben oder läuft nach 15 Minuten ab. Ist der Beleg bereits angekündigt, gibt nur die Kasse frei, die ihn angekündigt hat.
Beleg gebucht, Gutscheinstatus unklar	Nicht erneut mit neuem Vorgang abbuchen. Die Kasse gleicht innerhalb von 5 Minuten selbst ab. Bleibt der Vorgang bestehen: Belegnummer, Filiale, Betrag und Zeitpunkt notieren und den Support abgleichen lassen.
Gebuchten Verkauf stornieren oder Ware zurücknehmen	Der Bonstorno erstattet die Kettengutschein-Einlösung automatisch (siehe unten).
Gutschein soll nach der Ausgabe ungültig werden	Entwerten durch die ausgebende Filiale. Das gibt kein Geld zurück und ist keine Erstattung.
Noch nicht verkaufte Charge stoppen	Restliche entwerten; aktivierte Kundenkarten bleiben davon unberührt.

Erstattung beim Bonstorno¶

Wird ein Beleg storniert, mit dem ein Kettengutschein bezahlt wurde, bucht DiKAS den eingelösten Betrag auf denselben Gutschein zurück. Das ist eine Gegenbuchung, kein neuer Gutschein. Dabei gilt:

Nur die einlösende Filiale kann erstatten. Eine andere Filiale bekommt die Meldung, dass nur die einlösende Filiale die Einlösung erstatten darf.
Es sind Teilrückgaben möglich. Die Summe aller Erstattungen zu einer Einlösung ist höchstens der damals eingelöste Betrag; mehr wird mit „Erstattung übersteigt den noch erstattbaren Rest“ abgewiesen.
Ein vollständig eingelöster Gutschein lebt durch die Erstattung wieder auf. Das Ablaufdatum bleibt unverändert; die Erstattung verlängert nichts.
Ein entwerteter Gutschein wird nicht erstattet („Der Gutschein wurde entwertet“). In diesem Fall einen Ersatzgutschein ausstellen. Ob abgelaufene Gutscheine noch erstattet werden, stellen Sie in den Regeln für Gutscheine ein (Standard: ja).
Bei Franchise (unterschiedliche Rechtsträger) wird die Verrechnung gegengebucht: Der Aussteller schuldet dem Einlöser den erstatteten Betrag zurück; die ursprüngliche Verrechnungsposition bleibt als Nachweis stehen.
Eine Wiederholung nach Verbindungsabbruch buchen nie doppelt zurück.

Unklare Einlösung wird nicht erstattet

Ist die ursprüngliche Einlösung noch angekündigt oder wird sie noch geprüft, erstattet DiKAS nicht, sondern meldet „Einlösung noch offen“. Erst abgleichen lassen, dann stornieren. Passt zu dem Beleg keine Einlösung, kommt die Meldung „Einlösung nicht gefunden“; sind es mehrere Einlösungen desselben Gutscheins zum selben Beleg, ist der Vorgang nicht eindeutig und der Support nennt die gemeinte Einlösung.

Ist der zentrale Dienst beim Storno nicht erreichbar, erscheint am Storno-Beleg eine Warnung und der Storno wird noch nicht abgeschlossen. Die Kasse holt die Erstattung im Hintergrund alle 5 Minuten nach (bis zu 14 Tage lang) und schließt den Storno dann ab. War ausser der Gutschein-Erstattung noch etwas anderes offen (Kundenkonto, lokaler Gutschein), schließt der Hintergrundabgleich nicht ab: Dann den Storno von Hand wiederholen.

Beispiel: Gutschein 100 €, in Filiale B (anderer Rechtsträger) 30 € eingelöst → Restwert 70 €, B hat 30 € Forderung gegen den Aussteller A. Beleg storniert → Restwert wieder 100 €, die Forderung ist durch die Gegenbuchung aufgehoben. Hätte der Kunde zusätzlich eine zweite Einlösung über 20 € gemacht, wäre bei einer Teilrückgabe von 10 € der noch erstattbare Rest dieser Einlösung 10 €.

Verbindung unterbrochen¶

Die lokale Kasse kann mit verfügbaren anderen Zahlwegen weiterarbeiten. Kettengutscheine und Kettenpunkte benötigen jedoch die Verbindung zum zentralen Dienst. Ein lokal angezeigter alter Restwert genügt nicht für eine Offline-Einlösung.

Ist die Störung vor dem Belegabschluss erkennbar, einen anderen Zahlweg verwenden. Ist bereits ein Beleg entstanden, erst dessen Status klären: Die Kasse hat den Beleg vorher angekündigt, und der automatische Abgleich bestätigt oder gibt frei. Derselbe Einkauf darf nicht ungeprüft erneut kassiert werden. Kassen mit einer älteren Programmversion (ohne Belegankündigung) verhalten sich wie früher: Eine abgelaufene Reservierung wird freigegeben. Aktualisieren Sie deshalb alle Filialen auf denselben Stand.

Für den Support bereithalten: ausgebende und einlösende Filiale, Beleg-/Bestellnummer, Zeitpunkt, Betrag, Fehlermeldung und Gutscheinreferenz. Vollständige Codes nur über den vereinbarten Supportweg übermitteln, keine Zugangsschlüssel versenden.

Einzweck- und Mehrzweckgutscheine¶

Jeder Kettengutschein trägt die Rechtsträger, bei denen er angenommen wird. Ein Mehrzweckgutschein gilt kettenweit. Ein Einzweckgutschein wird nur beim ausstellenden Rechtsträger eingelöst; an einer anderen Filiale kommt die Meldung „Gutschein wird hier nicht angenommen“, bevor etwas reserviert oder gebucht ist. Prüfen Sie die Annahmestellen vor der Ausgabe mit Ihrer Steuerberatung (siehe Umsatzsteuer-Hinweis oben).

Währung¶

Eine Kette hat genau eine Währung (Standard Euro). Gutscheine, Verrechnung und Punktewert laufen in dieser Währung, es wird nichts umgerechnet. Sendet eine Kasse eine andere Währung als die des Gutscheins, wird der Vorgang vor jeder Buchung abgewiesen („Währung stimmt nicht überein“). Die Kettenwährung lässt sich nur ändern, solange noch kein Gutschein existiert; danach ist sie festgeschrieben.

Währung und Auswertungen

Gutscheine und Verrechnung werden getrennt nach Währung geführt. Der DATEV-Export verarbeitet nur Positionen in Euro; Franchise-Gebühr, Kennzahlen und Punktewert rechnen in der Währung der Kette. Möchten Sie eine Kette in einer anderen Währung als Euro betreiben, sprechen Sie vorher mit dem Support.

Wer sieht was?¶

Der Ketten-Eigentümer sieht alle Gutscheine, Kunden und Protokolleinträge der Kette mit vollständigen Daten. Eine teilnehmende Filiale sieht deutlich weniger:

Bereich	Eigentümer	Teilnehmende Filiale (Voll)	Teilnehmende Filiale (Nur Reporting)
Gutscheinliste	alle, mit vollem Code	nur Gutscheine der eigenen Filiale, Nummer maskiert (z. B. `***0010`)	wie „Voll“
Gutschein suchen	Teilstring möglich	nur mit der vollständigen Nummer	nur mit der vollständigen Nummer
Kundensuche	kettenweit	kettenweit über Karte und Name; E-Mail, Telefon und Notizen nur bei Kunden der eigenen Filiale	wie „Voll“, ohne Kontaktdaten
Kundenverlauf	alle	nur Kunden der eigenen Filiale	kein Zugriff
Protokoll	alles	nur Einträge zur eigenen Filiale; Gutschein- und Kartennummern im Text maskiert	wie „Voll“

Kunden, die Sie im Portal anlegen, haben keine Heimatfiliale; ihre Kontaktdaten sieht daher nur der Eigentümer. Die Kasse selbst ist nicht betroffen: Mit der vollständigen Nummer lässt sich ein Gutschein weiter prüfen, reservieren und einlösen.

Die Maskierung ist ein Anzeigeschutz

Gutscheinnummern bestehen aus einem fortlaufenden Zähler mit Prüfziffer und sind damit erratbar. Der eigentliche Schutz ist die Beschränkung auf die eigene Filiale. Behandeln Sie vollständige Codes (Kartenbogen, CSV, Belege) vertraulich.

Treuepunkte¶

Punkte gelten in den durch die zentrale Einstellung zugelassenen Filialen. Beim Einlösen wird der Punktestand an der Kasse vor dem Beleg reserviert (15 Minuten): Lösen zwei Filialen gleichzeitig dieselben Punkte ein, bekommt nur eine die Reservierung, die andere die Meldung „nicht genug Punkte“ — noch bevor ein Beleg entsteht. Mit dem Beleg werden die Punkte verbraucht; bricht der Verkauf vor dem Beleg ab, wird die Reservierung freigegeben oder läuft von selbst ab. Eine wiederholte Bestätigung (nach Verbindungsabbruch) zieht die Punkte nicht doppelt ab und liefert dasselbe Ergebnis wie beim ersten Mal. Kassen mit älterer Version lösen weiter ohne Reservierung ein und achten dabei auf fremde Reservierungen.

Grenzen

Scheitert die Bestätigung nach dem Belegabschluss und die 15 Minuten sind vorbei, können die Punkte weiter auf dem Konto stehen, obwohl der Rabatt auf dem Beleg steht; das lässt sich dann nur mit dem Support abgleichen. Der Punkteverfall berücksichtigt laufende Reservierungen noch nicht. Zusätzlich begrenzt die Obergrenze je Einlösung (Standard 5000 Punkte) jeden Einzelfall. Sie stellen zentral ein:

Punkte je Euro Umsatz (Standard: 1)
Euro-Wert je Punkt (Standard: 0,01 € — also 1 % Rückvergütung)
Verfall nach Monaten (Standard: 36)
Obergrenze je Einlösung (Standard: 5000 Punkte = 50 €; 0 hebt die Grenze auf)

Wofür es Punkte gibt

Punkte entstehen auf den Rechnungsbetrag ohne Trinkgeld und ohne den Kauf von Gutscheinen — sonst gäbe es sie zweimal: einmal beim Kauf des Gutscheins und noch einmal, wenn damit bezahlt wird.

Clearing & Franchise-Gebühr¶

Wird ein Kettengutschein bei einem anderen Rechtsträger eingelöst, entsteht eine Verrechnungsposition. Eine Erstattung (zum Beispiel beim Bonstorno) bucht die Gegenrichtung als eigene Position; die ursprüngliche bleibt stehen. Der Tab Clearing hält sie fest. Eine andere Filiale derselben juristischen Person erzeugt dafür keine solche Forderung. Auch der Geldgegenwert kettenweiter Punkte kann eine Verrechnungsposition erzeugen; ein allgemeines kettenweites aufladbares Kundenguthaben ist davon nicht umfasst.

Beispiel: Filiale A verkauft einen Gutschein über 100 €. Filiale B eines anderen Rechtsträgers löst 30 € ein. Der Gutschein hat danach 70 € Restwert; B hat aus dieser Einlösung eine Forderung über 30 € gegen den Aussteller A. Bei gleichem Rechtsträger bleibt es bei einer internen Standortbewegung.

CSV- und DATEV-Export dokumentieren die Verrechnung. Sie führen keine Überweisung und keinen automatischen Zahlungsausgleich aus. Stimmen Sie den tatsächlichen Ausgleich und die Kontierung mit Ihrer Buchhaltung ab.

Für einen gewählten Monat sehen Sie:

Salden je Rechtsträgerpaar mit Richtung
Einzelpositionen mit Datum, Typ, Von, Nach und Betrag
CSV-Export der Übersicht

Als Ketten-Eigentümer zusätzlich:

DATEV-Export (EXTF) der Clearing-Positionen
Fee-Lauf starten für den gewählten Monat

Franchise-Gebühr¶

Je Franchise-Filiale hinterlegen Sie im Tab Mitglieder einen Prozentsatz auf den Umsatz. Bei einer fremden Lizenz werden die erstmalige Festlegung und eine Erhöhung als Vorschlag angezeigt und erst nach Bestätigung durch die betroffene Filiale wirksam. Eine Senkung oder Entfernung gilt sofort; ebenso eine Änderung an einer eigenen Lizenz des Ketten-Eigentümers. Der monatliche Lauf schreibt die wirksame Gebühr als Clearing-Position. Die Berechnungsbasis Netto oder Brutto gilt nach der zentralen Einstellung.

Am Monatsersten passiert nichts

Der Vormonat gilt erst ab dem 2. als abgeschlossen. Wer am 1. prüft, sieht korrekterweise keinen Lauf — das ist kein Fehler.

Der Satz gilt nur für Filialen mit Rechtsform Franchise; eigene Betriebsstätten haben keine Gebühr.

DATEV-Konfiguration¶

Im selben Tab hinterlegen Sie Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Sachkontenlänge und die Konten je Positionsart (Gutschein, Punkte, Guthaben, Franchise-Gebühr). Über SKR03-/SKR04-Vorschlag übernehmen füllen Sie die Felder vor — gespeichert wird erst auf Klick, und jeder Wert bleibt frei änderbar.

Reporting¶

Der Tab Reporting hat zwei Teile.

Instant-Dashboard¶

Die Kennzahlen werden laufend im Hintergrund eingesammelt und stehen deshalb sofort. Sie sehen Netto, Umsatzsteuer und Brutto über die Kette, offene und eingelöste Gutscheine, den Punktestand sowie je Filiale:

Bruttoumsatz, Durchschnitt pro Tag und Z-Abschlüsse
7-Tage-Trend gegen die Vorwoche und eine kleine Verlaufskurve
eine Box-Ampel: Kommen die Zahlen direkt von der Maschine vor Ort oder aus der Cloud?
den Zeitpunkt der letzten Sammlung

„Meldet nicht" ernst nehmen

Erreicht die Sammlung eine Filiale nicht, bleibt deren letzter Stand stehen — überschrieben wird nichts. Die Filiale wird dann mit ⚠ meldet nicht gekennzeichnet, sobald der letzte Stand älter ist als das eingestellte Alarm-Fenster (Standard 24 Stunden). Prüfen Sie immer den Zeitpunkt der letzten Sammlung: Auch ohne Warnung sind es gespeicherte Werte und keine sekundengenaue Liveauskunft. Die Warnung zeigt, dass die eingestellte Altersgrenze überschritten ist.

Über den Regionsfilter grenzen Sie die Ansicht auf eine Region ein.

Exakte Monats-Abfrage¶

Hier wählen Sie einen Monat; die Zahlen werden live aus den Filialen geholt:

Summen über alle Filialen (Netto, Umsatzsteuer, Brutto)
Aufschlüsselung je Filiale inkl. Anzahl der Tagesabschlüsse
Ausfall-Hinweis, falls eine Filiale vorübergehend nicht erreichbar ist — sie fehlt dann in den Summen, die übrigen Kennzahlen bleiben vollständig sichtbar

Protokoll¶

Der Tab Protokoll zeigt die protokollierten Vorgänge der Kette, neueste zuerst: etwa Verknüpfungen, Einladungen, Entfernungen, Änderungen an den Sync-Einstellungen, angelegte Kunden und Gebühren-Vorgänge — jeweils mit Zeitpunkt, Akteur und gegebenenfalls betroffener Filiale. Für die Klärung einer Zahlung zusätzlich den Kassenbeleg und den Gutscheinstand heranziehen.

Was die Kette (noch) nicht macht¶

Keine gebündelte Fiskalisierung. Jede Filiale behält eigene TSE, eigenen Tagesabschluss, eigene Kassenmeldung und eigenen DSFinV-K-Export.
Kein Warentransfer zwischen Filialen. Der zentrale Artikelstamm verteilt Stammdaten, keine Bestände.
Keine kettenweite Mitarbeiterverwaltung. Personal wird weiterhin je Filiale angelegt.
Kein kettenweites Guthabenkonto. Kundenkarte und Punkte gelten überall, ein aufladbares Guthaben über alle Filialen nicht.
Keine Ketten-Hierarchie. Regionen sind eine Gruppierung, keine Ebene mit eigenen Rechten oder getrennten Konditionen.

Häufige Fragen¶

Ändert die Kette etwas an TSE, Belegen oder Tagesabschlüssen? Nein. Jede Filiale arbeitet fiskalisch eigenständig weiter: eigene Belegnummern, eigene TSE-Anmeldung, eigener Tagesabschluss, eigener DSFinV-K-Export. Die Kette liegt nur als gemeinsame Sicht darüber.

Was passiert, wenn eine Filiale offline ist? Die Kasse der Filiale läuft lokal weiter. Im Instant-Dashboard behält sie ihren letzten Stand und wird als „meldet nicht" gekennzeichnet; in der exakten Monats-Abfrage erscheint sie als „nicht erreichbar" und fehlt in den Summen. Alle übrigen Kennzahlen bleiben sichtbar.

Kann eine Filiale erst später voll teilnehmen? Ja. Verknüpfen Sie die Filiale zunächst im Modus „Nur Reporting" und stellen Sie später auf „Voll" um. Wechselt eine fremde Filiale von „Nur Reporting" auf „Voll", muss sie die Änderung im eigenen Portal bestätigen. Bis zur erneuten Bestätigung steht die Verknüpfung auf „ausstehend“; die Filiale nimmt in dieser Zeit auch nicht aktiv am Reporting teil. Planen Sie die Bestätigung deshalb gemeinsam.

Sieht ein Franchisenehmer die Zahlen der anderen? Nein. Eine teilnehmende Filiale sieht in Mitgliederliste, Dashboard und Monatsabfrage nur ihre eigenen Standorte. Umsätze und Konditionen der anderen Filialen bleiben dem Ketten-Eigentümer vorbehalten.

Warum kostet unsere Kette weniger als letzten Monat? Weil eine Filiale dazugekommen ist und die Kette damit eine Staffelstufe erreicht hat — der günstigere Preis gilt dann für alle Filialen, nicht nur für die neue.

Wir haben eine Kartennummer doppelt vergeben. Geht das? Nein, die Kartennummer ist kettenweit eindeutig; ein zweiter Versuch mit derselben Nummer wird abgewiesen. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.