Einstellungen im Lager¶

Für wen: Inhaber, Lagerverwalter · Wo: Admin → Einstellungen → Betrieb → Reiter Lager (im Modus Experte, Schalter oben neben „Normal“) · Voraussetzung: Modul Lagerverwaltung · Rechte: nur Administratoren

Wie das Lager in Ihrem Betrieb arbeitet, entscheiden Sie selbst. Dafür gibt es unter Admin → Einstellungen → Lager den Abschnitt Betrieb im Lager. Jede Einstellung ist so voreingestellt, wie das Lager bisher gearbeitet hat — es ändert sich nichts, bis Sie dort etwas umstellen. Alle Schalter stehen an dieser einen Stelle, jeder mit einem Erklärungstext darunter.

Einstellungen im Lager in der mobilen Ansicht

Nach dem Umstellen Speichern wählen. Die Einstellungen gelten für den ganzen Betrieb, nicht für einzelne Geräte.

Der Reiter hat drei Bereiche: Seriennummern (nur mit dem Modul Warenwirtschaft), Lieferschein per KI auslesen (Option) und Betrieb im Lager mit den sieben Schaltern und der Auswahl zu Lieferantengutschriften. Alles, was im Reiter steht, ist in der Voreinstellung so eingestellt, wie das Lager bisher gearbeitet hat.

Übersicht¶

Einstellung	Voreinstellung	Wirkung, wenn umgestellt
Chargennummer beim Wareneingang ist Pflicht	an	Aus: Ware darf ohne Charge angenommen werden
HACCP-Wareneingangskontrolle am Wareneingang anbieten	Aus	Ein: Beim Wareneingang erscheint der Abschnitt „Wareneingangskontrolle (HACCP)"; nach dem Buchen wird ein Prüfprotokoll zur Lieferung gespeichert. Wirkt nur mit HACCP-Modul und eingeschaltetem HACCP. Ein Angebot – nichts wird gesperrt oder automatisch abgelehnt.
Ein Lieferantenpreis zählt als Einkaufspreis	an	Aus: In der Bestandsliste gilt nur ein gebuchter Einkaufspreis
Einkaufsprüfung auch ohne Warenwirtschafts-Modul nutzen	aus	An: Auch Betriebe ohne dieses Modul prüfen Bestellung gegen Rechnung
Korrekturen nur mit eigenem Recht	aus	An: Korrekturbuchungen und freie Wareneingänge nur mit dem Recht „Korrigieren“
Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen	aus	An: Preise und Bestandswerte sehen nur Lagerverwalter
Inventur nur für zugewiesene Lager	aus	An: Jeder zählt nur die ihm zugewiesenen Lager
Lieferantengutschriften verbuchen	nur an der Retoure	— (die Option „Als Gutschrift-Beleg anlegen“ ist nicht wählbar)
Auslesung von Lieferscheinen per KI	aus	An: Foto oder PDF eines Lieferscheins wird als Vorschlag gelesen
Präfix der Seriennummer / Garantie (Monate)	DK / 24	Nur mit Warenwirtschaft: Aussehen interner Seriennummern, Garantie-Vorgabe neuer Geräte

Lieferschein per KI auslesen (Option)¶

Voreinstellung: aus. Ist die Option eingeschaltet, kann im Wareneingang einer Bestellung ein Foto oder PDF des Lieferscheins von einer KI abgelesen werden. Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag im Format der Lieferdatei: Es wird nichts gebucht und kein Artikel angelegt, und Sie prüfen jede Zeile (Scannen, Entwurf und Lieferdatei).

Einschalten geht nur mit ausdrücklicher Einwilligung: Beim Einschalten erscheint der Text „Einwilligung – was geht wohin“; erst nach dem Haken bei „Ich habe das gelesen und willige in diese Verarbeitung ein“ lässt sich speichern. DiKAS hält fest, wer wann in welcher Fassung eingewilligt hat. Ändert sich der Text, muss erneut eingewilligt werden — bis dahin ist die Auslesung gesperrt.
Wohin die Daten gehen: Das Bild wird über Ihren DiKAS-Server an den DiKAS-KI-Dienst gesendet; ein in den KI-Import-Einstellungen hinterlegter eigener Anbieter wird dafür nicht benutzt. DiKAS speichert das Bild nicht dauerhaft. Lieferscheine können Namen, Adressen oder Telefonnummern enthalten — schalten Sie die Option nur ein, wenn Ihre Datenschutzerklärung das abdeckt und die Auftragsverarbeitung mit DiKAS geregelt ist.
Höchstzahl Auslesungen je Tag: Kostenbremse für den Betrieb, Vorgabe 30, einstellbar von 1 bis 200. Der heutige Verbrauch steht darunter.
Grenzen: höchstens 8 MB und 5 PDF-Seiten je Datei; den Knopf sieht nur, wer Bestellungen bearbeiten darf. Fällt die KI aus, bleiben Lieferdatei (CSV) und Handeingabe unverändert nutzbar.

Seriennummern und Garantie (nur mit Warenwirtschaft)¶

Mit dem Modul Warenwirtschaft stehen oben im Reiter zwei Felder: das Präfix der Seriennummer (Vorgabe DK, bis zu 10 Zeichen; die Maske zeigt ein Beispiel wie DK-000001) und die Garantie (Monate) als Vorgabe für jedes neu erfasste Gerät (Vorgabe 24, 0 bis 600). Am Gerät selbst bleibt die Garantie änderbar — siehe Seriennummern.

Weitere Option an anderer Stelle¶

Veranstaltungen im Bestellvorschlag mitrechnen ist ebenfalls ausgeschaltet, bis Sie es einschalten; der Schalter steht dort, wo Sie ihn benutzen: Admin → Lager → Bestellungen → Bestellvorschlag (Veranstaltungen planen).

Chargennummer beim Wareneingang ist Pflicht¶

Gilt für Artikel, bei denen Chargen und MHD geführt werden. An (Voreinstellung): DiKAS verlangt bei jeder Lieferung Charge und MHD. Aus: Die Lieferung darf ohne Charge angenommen werden; die Menge wird dann ohne Charge gebucht, und für diese Lieferung gibt es keine Rückverfolgung. Unter dem Chargenfeld steht dann der Hinweis „Charge ist freiwillig“. Wer eine Charge einträgt, trägt sie wie immer vollständig ein: Die Mengen müssen zusammen die gelieferte Menge ergeben.

Ein Lieferantenpreis zählt als Einkaufspreis¶

Bestimmt, welche Artikel in der Bestandsliste unter Ohne Einkaufspreis erscheinen. An (Voreinstellung): Ein Artikel mit hinterlegtem Lieferantenpreis gilt als bepreist. Aus: Nur ein tatsächlich gebuchter Einkaufspreis (Durchschnitt, sonst der letzte) zählt; Artikel, die nur einen Lieferantenpreis haben, erscheinen unter Ohne Einkaufspreis. Die Kalkulation von Rezepturen ändert sich dadurch nicht.

Einkaufsprüfung auch ohne Warenwirtschafts-Modul nutzen¶

Die Einkaufsprüfung stellt Bestellung, Wareneingang, Retoure und Lieferantenrechnung nebeneinander. Sie gehört zum Warenwirtschafts-Modul. An: Auch Lagerbetriebe ohne dieses Modul bekommen die Prüfung und die Liste offener Prüfungen. Bestellnummer, Summen und Steuer der Bestellung bleiben dem Modul vorbehalten; hat eine Rechnung keine Steuerangabe, meldet die Prüfung „Netto unbekannt“. Bestehende Bestellungen gelten nach dem Einschalten nicht als offen — nur neue Wareneingänge, Retouren und Rechnungsverknüpfungen öffnen eine Prüfung.

Korrekturen nur mit eigenem Recht¶

Aus (Voreinstellung): Wer Lagerbuchungen buchen darf, darf auch Korrekturen und Wareneingänge mit frei gewähltem Einkaufspreis buchen. An: Das geht nur noch mit dem Recht Korrigieren und freien Wareneingang buchen. Das Recht wird unter Admin → Personal → Mitarbeiter → Rechte → Abschnitt Lager zusätzlich zu „Buchungen/Anforderungen“ vergeben; Lagerverwalter und Administratoren haben es automatisch.

Das Recht betrifft die Buchungsarten Korrektur und Wareneingang im Reiter Buchungen, die Korrektur an der Bestandszeile und den Eröffnungsbestand im Import. Wer es nicht hat, sieht diese Möglichkeiten nicht mehr.
Umlagern, Schwund melden und der Abschluss einer Inventur bleiben unverändert und brauchen das neue Recht nicht.
Bereits angelegte, noch offene Entwürfe mit Korrektur oder Wareneingang können nur noch mit dem Recht verarbeitet werden.

Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen¶

Aus (Voreinstellung): Jeder, der Bestände einsehen darf, sieht Einkaufspreise, Bestandswerte und Wareneinsatz. An: Das sehen nur Administratoren und Manager, wer Lager komplett verwalten oder Lagerorte & Lieferanten hat und in den Bestellungen zusätzlich, wer Bestellungen anlegen darf. Alle anderen sehen an diesen Stellen einen Strich statt eines Betrags — Mengen bleiben sichtbar. Das Ausblenden geschieht am Server, nicht nur in der Anzeige: Auch ein Export oder ein anderes Gerät liefert dann keine Preise.

Bestandsliste ohne Preise in der mobilen Ansicht

Ausgeblendet werden die Preise in der Bestandsliste, im Buchungsjournal, in der Statistik, im Lagerbericht samt CSV-Datei und in den Bestellungen (Liste und Einzelansicht). Nicht ausgeblendet sind Bereiche, für die ohnehin ein Recht mit Preiseinblick nötig ist: Bestellvorschlag, Einkaufsspur und Einkaufsprüfung (Recht „Bestellungen“) sowie die Kosten in der Herstellung (Recht „Buchungen/Anforderungen“). Bei den Filtern der Bestandsliste ändert sich nichts — Ohne Einkaufspreis findet weiterhin dieselben Artikel.

Inventur nur für zugewiesene Lager¶

Aus (Voreinstellung): Wer Inventuren führen darf, darf jedes Lager zählen. An: Eine Inventur starten, zählen, abschließen und abbrechen darf nur, wem das Lager zugewiesen ist. Direkt unter dem Schalter erscheint Wer zählt welches Lager: je Mitarbeiter ein Haken pro Lager.

Lagerverwalter und Administratoren stehen nicht in der Liste, sie dürfen jedes Lager zählen.
Die Zuordnung gilt für ein ganzes Lager – auch für eine Teilinventur, die ja immer zu einem Lager gehört. Eine Zuständigkeit für einzelne Bereiche innerhalb eines Lagers (zum Beispiel nur die Spirituosen) gibt es nicht.
Wem kein Lager zugewiesen ist, kann keine Inventur führen. Im Reiter Inventur bietet DiKAS dann nur die zugewiesenen Lager an und sagt es, wenn keines zugewiesen ist.
Versucht jemand trotzdem, ein fremdes Lager zu zählen (zum Beispiel über eine geöffnete Inventur), meldet DiKAS, dass ihm das Lager nicht zugewiesen ist; die Inventur bleibt unverändert.

Lieferantengutschriften verbuchen¶

Gutschriften zu einer Retoure werden an der Retoure erfasst (Nummer, Datum, Nettobetrag). Es wird kein Beleg angelegt und nichts an die Buchhaltung (DATEV) übergeben. Die zweite Auswahl Als Gutschrift-Beleg anlegen ist in der Maske nicht wählbar („Noch nicht verfügbar“): Der Beleg-Export bucht heute jeden Beleg als Aufwand, eine Gutschrift würde den Aufwand erhöhen statt mindern. Es gibt dafür keine Einstellung, die Sie umlegen könnten; die Gutschrift bleibt an der Retoure. Wie Gutschriften in der Buchhaltung erscheinen sollen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Anfangsbestand bewertet oder ohne Bewertung¶

Beim Import von Anfangsbeständen (Admin → Artikel → Import → Lager-Beziehungen → Anfangsbestände) gibt es die Auswahl Anfangsbestand bewertet (setzt den Durchschnitts-EK). Sie gilt je Importlauf und ist nicht gespeichert.

An (Voreinstellung): Die Mengen werden als Wareneingang mit dem Einkaufspreis aus der Datei gebucht. Das legt den Durchschnitts-Einkaufspreis fest und zählt im Lagerbericht als Wareneingang.
Aus: Die Mengen werden eröffnet, Preise aus der Datei werden nicht übernommen. Der Durchschnitts-Einkaufspreis bleibt unverändert, der Bestand zählt im Lagerbericht nicht als Wareneingang, sondern erscheint als Korrektur mit dem Vermerk „Eröffnungsbestand (ohne Bewertung)“.

Nach dem Umschalten muss die Prüfung wiederholt werden, bevor Übernehmen möglich ist.

Welche Einstellung für wen?

Ein Betrieb mit mehreren Mitarbeitern am Lager schaltet meist Korrekturen nur mit eigenem Recht und Inventur nur für zugewiesene Lager ein. Wer Preise vor dem Servicepersonal schützen will, wählt Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen. Alles andere kann in der Voreinstellung bleiben.

Wenn etwas nicht klappt¶

Beobachtung	Ursache und Abhilfe
Der Reiter Lager fehlt in den Betriebseinstellungen	Er steht nur im Modus Experte (Schalter oben neben „Normal“), nur für Administratoren und nur bei eingeschalteter Lagerverwaltung.
Eine Einstellung wirkt nicht an allen Kassen gleich	Die Einstellungen gelten für den ganzen Betrieb, nicht für einzelne Geräte – nach dem Umstellen Speichern nicht vergessen. Haben Sie mehrere Kassen oder Geräte, bringen Sie alle auf denselben Programmstand.
Die Wareneingangskontrolle (HACCP) erscheint nicht, obwohl der Schalter an ist	Sie wirkt nur mit lizenziertem HACCP-Modul, eingeschaltetem HACCP und einer aktiven Checkliste der Kategorie „Wareneingang“ (Bestellen und Wareneingang).
Ein Mitarbeiter sieht keine Preise mehr	Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen ist eingeschaltet. Mengen bleiben sichtbar.
Ein Mitarbeiter kann nicht mehr korrigieren	Korrekturen nur mit eigenem Recht ist an. Das Recht Korrigieren und freien Wareneingang buchen vergeben.
Ein Mitarbeiter kann keine Inventur starten	Inventur nur für zugewiesene Lager ist an, und ihm ist kein Lager zugewiesen. Unter dem Schalter Wer zählt welches Lager zuordnen.
Die Auslesung von Lieferscheinen per KI lässt sich nicht einschalten	Ohne den Haken bei der Einwilligung lässt sich nicht speichern.