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v26.3

Rechte in der Warenwirtschaft

Für wen: Inhaber und Einrichter · Wo: Admin → Personal → Mitarbeiter → Reiter Rechte

Die Warenwirtschaft bringt drei neue Rechte mit; für die Bedienung kommen zwei schwache Rechte dazu (siehe unten). Sie lassen sich einzeln vergeben und einzeln entziehen — wer packt, muss nicht auch Gutschriften entscheiden dürfen.

Voraussetzung

Die drei neuen Häkchen stehen im Abschnitt Lager der Rechtemaske und erscheinen dort mit dem Modul Warenwirtschaft.

Die Lager-Rechte im Überblick

Recht Was es erlaubt Für wen
Nur Verfügbarkeit sehen An der Kasse sehen, was ausverkauft ist und wie viel noch da ist — ohne Einkaufspreise, Bestandswerte, Lieferanten oder Journal Bedienung
Bestände einsehen Bestände, Buchungsjournal, Geräte- und Beleglisten und die Statistik ansehen jeder, der mitarbeitet
Schwund und Eigenverbrauch erfassen Bruch, abgelaufene Ware, Eigenverbrauch und Personalessen mit Grund buchen — am Lager des eigenen Arbeitsplatzes, bei Gerichten mit Abbuchung der Zutaten. Kein Wareneingang, keine Umlagerung, keine Korrektur Theke, Küche, Service
Buchungen/Anforderungen Wareneingang, Umlagerung und Verlust buchen, Nachschub anfordern — einschließlich der Seriennummern-Erfassung im Wareneingang Theke, Küche, Lager
Inventur Inventur anlegen, zählen und abschließen Inhaber, Bürokraft
Bestellungen Bestellungen anlegen, senden und Wareneingang verbuchen Einkauf, Bürokraft
Lagerorte & Lieferanten Lagerorte und Lieferanten anlegen und ändern Einrichter, Bürokraft
Geräte & Seriennummern Geräte ändern, umlagern, ausbuchen und einem Kunden zuordnen Werkstatt, Lagerleitung
Lieferscheine & Versand Lieferschein anlegen, ausstellen, stornieren, packen und versenden Versand
Reklamationen bearbeiten Vorgänge anlegen, führen und entscheiden — einschließlich Gutschrift Support
Korrigieren und freien Wareneingang buchen Wirkt nur, wenn in den Lager-Einstellungen Korrekturen nur mit eigenem Recht eingeschaltet ist: Dann dürfen nur Mitarbeiter mit diesem Recht (und Lagerverwalter) Korrekturbuchungen und Wareneingänge mit frei gewähltem Einkaufspreis buchen. Zusätzlich zu Buchungen/Anforderungen vergeben Bürokraft, Lagerleitung
Lager komplett verwalten Alles davon zusammen Betriebsleitung

Jedes dieser Rechte (außer den beiden schwachen Rechten unten) schließt Bestände einsehen ein: wer buchen darf, darf auch sehen. Lager komplett verwalten schließt alle anderen ein; setzt man es, sind die übrigen Häkchen ausgegraut.

Bedienung: Ausverkauft sehen, Schwund melden — ohne Einkaufspreise

Für Servicepersonal gibt es zwei schwache Rechte. Sie schließen Bestände einsehen nicht ein — wer sie hat, sieht deshalb weder Einkaufspreise noch Bestandswerte, Lieferanten oder das Buchungsjournal.

Recht Was die Person sieht und tun darf
Nur Verfügbarkeit sehen Auf den Kassenkacheln steht Ausverkauft bzw. die Restmenge. Mehr nicht.
Schwund und Eigenverbrauch erfassen In der Kasse unter Lager → Bruch / Verlust: Artikel wählen, Menge einstellen, Grund antippen, buchen.

So wird Bruch oder Personalessen gebucht:

  1. Kasse → Lager → Bruch / Verlust.
  2. Artikel wählen — auch ein Gericht. Bei Gerichten und Rezepturen werden die Zutaten abgebucht (zwei Pfannkuchen = 0,4 kg Mehl und 4 Eier), nicht das Gericht selbst.
  3. Menge einstellen und den Grund wählen: Bruch, MHD abgelaufen, Eigenverbrauch, Personalverzehr oder Sonstiges. Ohne Grund lässt sich nicht buchen.
  4. Buchen. Die Meldung nennt, was abgebucht wurde.

Doppelt tippen schadet nicht

Jede Eingabe bucht genau einmal. Wer nach einer Fehlermeldung oder einem Netzabbruch noch einmal auf Buchen tippt, bucht nichts doppelt.

Gebucht wird am Lager des eigenen Arbeitsplatzes (ohne Zuordnung am Hauptlager). Ein anderes Lager wählen, Wareneingang, Umlagerung und Korrekturen bleiben dem Recht Buchungen/Anforderungen vorbehalten; dieses schließt das Erfassen von Schwund mit ein.

Nachschub für die Theke

Eine Anforderung bewegt keine Ware, solange sie nur angefordert oder zusammengestellt („unterwegs“) ist. Erst wenn die Theke den Erhalt bestätigt, wird der Bestand gebucht — und zwar genau einmal.

Warum die drei neuen Rechte getrennt sind

Drei Fragen, drei Antworten

  • Wer beim Lieferanten bestellt, entscheidet nicht darüber, was das Haus verlässt. Deshalb ist Lieferscheine & Versand nicht dasselbe wie Bestellungen.
  • Wer versendet, soll nicht einzelne Geräte ausbuchen dürfen. Deshalb ist Geräte & Seriennummern nicht in Lieferscheine & Versand enthalten.
  • Wer eine Reklamation entscheidet, kann eine Gutschrift auslösen und damit eine offene Forderung tilgen. Das ist die folgenreichste Aktion des ganzen Bereichs — deshalb hat sie ihr eigenes Häkchen.

Die Seriennummern-Erfassung im Wareneingang gehört bewusst zu Buchungen/Anforderungen: wer Ware annimmt, erfasst dabei zwangsläufig die Nummern. Das nachträgliche Ausbuchen oder Umlagern eines Geräts ist etwas anderes — es ändert Bestand und Garantielage, ohne dass Ware ankommt.

Was ohne Recht passiert

Ohne … Was der Mitarbeiter sieht
Bestände einsehen Der ganze Lagerbereich bleibt zu, mit Hinweis statt leerer Liste
Nur Verfügbarkeit sehen (und kein Leserecht) An der Kasse fehlen die Bestands- und Ausverkauft-Hinweise
Schwund und Eigenverbrauch erfassen Die Kachel Bruch / Verlust fehlt
Geräte & Seriennummern Die Geräteliste ist lesbar, Umlagern und Ausbuchen sind gesperrt
Lieferscheine & Versand Belege sind lesbar, aber weder anzulegen noch auszustellen
Reklamationen bearbeiten Vorgänge sind lesbar, Zustandswechsel und Entscheid sind gesperrt
Lagerorte & Lieferanten Die Lieferantenmaske steht auf „Nur Ansicht"

Ein fehlendes Recht wird immer benannt — es gibt keine leere Maske, die wie ein leeres Lager aussieht.

Wer sieht Einkaufspreise?

Einkaufspreise und der Lieferant eines Geräts sind an Lagerorte & Lieferanten bzw. Lager komplett verwalten gebunden. Fehlt das Recht, steht dort nichts — nicht 0,00 €. Ein Nullwert wäre eine Aussage über den Preis; leer ist die ehrliche Antwort.

Händlersicht

Fachhändler, die Kunden über das Partnerportal betreuen, sehen im Kundendetail die gelieferten Geräte: Seriennummer, Artikel, Zustand, Lieferdatum und Garantie.

Was der Händler nicht sieht

Keinen Einkaufspreis und keinen Lieferanten — und auch keinen Lagerort, keine internen Notizen und keinen Gerätverlauf. Die Liste ist immer auf die Lizenzen beschränkt, die der Händler betreut.

Freigeschaltet wird die Sicht über das Partnerrecht Seriennummern ansehen; ohne aktives Fachhändler-Kennzeichen bleibt sie zu.

Ein Praxisbeispiel

Ein Betrieb mit vier Beteiligten:

Person Rechte
Inhaberin Lager komplett verwalten
Bürokraft Bestellungen · Lagerorte & Lieferanten · Inventur
Versandmitarbeiter Buchungen/Anforderungen · Lieferscheine & Versand
Servicetechniker Geräte & Seriennummern · Reklamationen bearbeiten

Der Versandmitarbeiter packt und versendet, kann aber kein Gerät ausbuchen. Der Techniker führt Reklamationen und tauscht Geräte, stellt aber keine Lieferscheine aus. Beide sehen die Bestände, weil jedes Lager-Recht das Ansehen einschließt.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung oder Beobachtung Ursache Was zu tun ist
„Keine Berechtigung für diese Lagerfunktion." Das nötige Lager-Recht fehlt Häkchen unter Admin → Personal → Rechte setzen
Die drei neuen Häkchen fehlen Modul Warenwirtschaft ist nicht eingeschaltet Modul einschalten
Die Häkchen sind ausgegraut Lager komplett verwalten ist gesetzt und schließt sie ein Voll-Recht abwählen, um einzeln zu vergeben
Ein Einkaufspreis ist leer Das Recht Lagerorte & Lieferanten fehlt Recht vergeben, wenn gewünscht
An der Kasse fehlen Bestandshinweise Weder Nur Verfügbarkeit sehen noch Bestände einsehen ist vergeben Nur Verfügbarkeit sehen vergeben — damit sieht die Bedienung keine Einkaufspreise
Die Kachel Bruch / Verlust fehlt Schwund und Eigenverbrauch erfassen (oder Buchungen/Anforderungen) fehlt Recht vergeben
„Bitte einen Grund wählen“ Beim Bruch wurde kein Grund angetippt Grund wählen und noch einmal buchen
„führt keinen Bestand“ Der Artikel hat keine Bestandsführung und keine Zutaten mit Bestand Artikel prüfen: Bestand führen oder Zutaten in der Rezeptur hinterlegen

Nächster Schritt