Zum Inhalt
v26.3

Spielbereich einrichten und gemeinsam mit dem Café abrechnen

Eine Mutter kommt mit zwei Kindern: Jedes Kind erhält ein eigenes NFC-Armband und einen Spieltarif. Kaffee und Kuchen werden auf den Café-Tisch der Familie gebucht. Beim Gehen holt die Kasse beide Spielzeiten und die Café-Bestellungen zusammen. Die Familie bezahlt einmal und erhält einen gemeinsamen Beleg.

Die Kinder brauchen kein Kundenkonto. Weder Name noch Anschrift oder Geburtsdatum müssen dafür erfasst werden. Auch die Armbänder müssen nicht vorher als Kundenkarten angelegt werden.

Diese Anleitung führt durch die Einrichtung, einen Probedurchlauf und den täglichen Betrieb. Die genannten Preise sind Beispiele; tragen Sie Ihre eigenen Tarife ein.

1 Voraussetzungen vorbereiten

Sie benötigen eine eingerichtete DiKAS-Kasse, einen Arbeitsplatz mit Zahlungsarten und Belegausgabe sowie für den täglichen Betrieb einen passenden NFC-Leser mit dazu kompatiblen Armbändern. Ein Kartenzahlungsterminal liest die Spielarmbänder nicht automatisch: Spielkartenleser und Zahlungsterminal erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

  1. Richten Sie zunächst die Kasse und den Arbeitsplatz nach der Inbetriebnahme-Anleitung ein.
  2. Verwenden Sie für die folgenden Probebuchungen eine Testumgebung. In einer bereits produktiven Kasse entstehen echte Buchungen. Hinweise zum Umgang mit Testbuchungen stehen in der Inbetriebnahme-Anleitung.
  3. Für den Tischservice wählen Sie unter Admin → Einstellungen → Kasse den Kassenmodus Tischbetrieb. So bleiben Bestellungen bis zur Schlusszahlung offen; Sofortkassieren kassiert Tischbestellungen sofort.
  4. Verwenden Sie für Spielzeiten freie Armbänder, die nicht bereits als Bonus- oder Kundenkarte angelegt sind. Schließen Sie den NFC-Leser an. Verwenden Sie Armbänder, deren Kartennummer der Leser ausgeben kann. Der Anschlussweg steht unter NFC und Kartenleser.
  5. Prüfen Sie die Mitarbeiterrechte unter Admin → Personal. Zum gemeinsamen Kassieren müssen Zahlungen und das Umsetzen von Tischen erlaubt sein: Zahlung verweigern und Tisch umsetzen verweigern dürfen nicht angehakt sein. Wenn Einlass, Bedienung und Ausgang verschiedene Mitarbeiter übernehmen, benötigt die Ausgangskasse außerdem Alle Tische abrechnen. Siehe Personal und Rechte.

Kontrolle: Sie können die Direktkasse öffnen und die Café-Tische sehen. Für eine Vorführung ohne Leser verwenden Sie die manuelle Eingabe in Schritt 6.

2 Spieltarife als Zeitartikel anlegen

Ein Zeitartikel bestimmt den Preis der Spielzeit. Legen Sie für jeden angebotenen Tarif einen eigenen Artikel an.

  1. Öffnen Sie Admin → Artikel → Gruppen und legen Sie bei Bedarf mit + Neue Gruppe eine Gruppe Spielbereich an. Speichern Sie die Gruppe.
  2. Schalten Sie in der Verwaltung auf Experte um. Das Feld Typ und die Zeitstaffel stehen im Expertenmodus bereit.
  3. Wählen Sie die Gruppe Spielbereich und klicken Sie auf + Neuer Artikel.
  4. Tragen Sie im Reiter Allgemein einen verständlichen Namen ein, beispielsweise Spielzeit Kind.
  5. Tragen Sie im Feld VK-Preis den Stundenpreis ein, beispielsweise 6,00 €. Wählen Sie die für Ihren Artikel passende Steuerklasse.
  6. Wählen Sie im Feld Typ den Eintrag Zeitartikel und lassen Sie Ist aktiv eingeschaltet.
  7. Lassen Sie für einen einfachen Stundenpreis die Zeitregel zunächst leer. Lassen Sie auch Maximalbetrag je Session leer oder auf 0, wenn es keine Obergrenze geben soll.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
  9. Wiederholen Sie die Schritte bei Bedarf für weitere Tarife, beispielsweise Spielzeit Kleinkind mit 4,00 € pro Stunde.
Beispieltarif Preisfeld Zeitstaffel Maximalbetrag
Spielzeit Kind 6,00 € pro Stunde leer leer oder 0
Spielzeit Kleinkind 4,00 € pro Stunde leer leer oder 0

Kontrolle: In der Direktkasse öffnet eine neue Kartennummer den Dialog Tarif wählen. Darin stehen die aktiven Zeitartikel. Wählen Sie beim Einlass den Tarif in diesem Dialog; das normale Antippen einer Artikelkachel ersetzt den Karteneinlass nicht.

Zeitbetrag und Minutenanzeige

Der Preis wächst entsprechend der tatsächlichen Laufzeit und wird auf Cent gerundet. Die angezeigte Minutenzahl wird auf volle Minuten aufgerundet. Sie dient der Orientierung; eine angebrochene Minute wird beim einfachen Stundenpreis nicht pauschal als ganze Minute berechnet.

Auch andere Zeitartikel erscheinen in der Tarifauswahl

Die Auswahl enthält alle aktiven Zeitartikel, beispielsweise auch einen Billardtarif. Benennen Sie die Spieltarife eindeutig. In diesem Ablauf dient die Armbandnummer ausschließlich der Zeitbuchung. Der Tarifdialog bietet keine Kunden- oder Bonuskartenfunktion.

Andere Preise und ein Höchstbetrag

Beginnen Sie mit dem einfachen Stundenpreis und prüfen Sie den Ablauf, bevor Sie zusätzliche Regeln einrichten.

  • Höchstbetrag: Tragen Sie bei Maximalbetrag je Session beispielsweise 15,00 € ein. Die Uhr läuft weiter, der Preis dieser Sitzung steigt nicht über den Betrag. Das ist eine Grenze je Aufenthalt, keine automatische Tageskarte mit Rücksetzung um Mitternacht.
  • Laufzeitstaffel: Über das Plus bei Zeitregel ergänzen Sie Zeilen mit Ab Min., Intervall (Min.) und Preis. Beispiel: ab Minute 0, Intervall 60, Preis 6,00 €; ab Minute 60, Intervall 60, Preis 4,00 €. Damit kostet die erste Stunde 6,00 € und die zweite 4,00 €; Teilzeiten werden anteilig berechnet.
  • Uhrzeitabhängige Preise: Verwenden Sie den Reiter Preisregeln für unterschiedliche Stundenpreise nach Uhrzeit. Eine laufende Sitzung wechselt an der jeweiligen Zeitgrenze automatisch den Preis.

Preisregeln und Laufzeitstaffeln sind unterschiedliche Tarifwege. Bei wirksamen Preisregeln verwendet die Berechnung deren Stundenpreis. Richten Sie für einen Tarif zunächst einen dieser Wege ein und prüfen Sie das gewünschte Ergebnis. Weitere Beispiele finden Sie unter Zeitartikel.

3 Café Artikel und Tische vorbereiten

  1. Legen Sie unter Admin → Artikel die Getränke und Speisen mit ihren Preisen an, beispielsweise Kaffee und Kuchen. Nutzen Sie die passenden Artikelgruppen und Steuerklassen. Siehe Artikel anlegen.
  2. Öffnen Sie Admin → Tische und erstellen Sie mit + Gruppe eine Gruppe Café.
  3. Wählen Sie die Gruppe und legen Sie mit + Tisch die tatsächlichen Café-Tische an, beispielsweise Tisch 7. Lassen Sie den Tisch aktiv und speichern Sie ihn. Die weiteren Felder erklärt Tische einrichten.
  4. Sorgen Sie im Betrieb dafür, dass die Ausgangskasse weiß, an welchem Tisch die Familie saß. Eine notierte Tischnummer genügt. Die Armbänder werden beim Einlass nicht automatisch einem Café-Tisch zugeordnet.

Kontrolle: Tisch 7 erscheint in der Tischübersicht. Es ist kein manuell angelegter Tisch pro Kind erforderlich. Kaffee und Kuchen bleiben als offene Bestellung auf dem Café-Tisch, bis gemeinsam kassiert wird.

4 Armband Pfand festlegen

Ohne Pfand ist der Einlass am kürzesten: Uhr starten, Armband ausgeben, später bezahlen.

  1. Öffnen Sie Admin → Einstellungen → Betrieb.
  2. Suchen Sie den Abschnitt Bonus und das Feld Armband-Pfand Spielbereich.
  3. Tragen Sie 0 für kein Pfand oder den gewünschten Betrag je Armband ein, beispielsweise 5,00 €.
  4. Speichern Sie die Einstellung.

Mit Pfand legt die Kasse nach dem erfolgreichen Zeitstart je Armband eine Zeile Armband-Pfand · Karte … in den Warenkorb. Kassieren Sie diese Pfandzeilen beim Einlass. Erst nach erfolgreicher Zahlung ist das Pfand als bezahlt vermerkt. Entfernen Sie die Pfandzeile vor der Zahlung, gibt es für dieses Armband später keine automatische Rückzahlung.

Bei zwei Armbändern mit je 5,00 € Pfand werden beim Einlass zusammen 10,00 € kassiert. Die Spielzeiten laufen weiter. Beim Gehen werden die damals bezahlten Pfandbeträge zurückgegeben, auch wenn die Einstellung inzwischen geändert wurde.

5 Der tägliche Ablauf für eine Familie

Einlass der beiden Kinder

  1. Öffnen Sie die Direktkasse und warten Sie, bis die Artikel vollständig geladen sind.
  2. Halten Sie das erste freie Armband an den Leser.
  3. Im Dialog Karte … — Tarif wählen tippen Sie auf den gewünschten Tarif, beispielsweise Spielzeit Kind.
  4. Warten Sie auf die Meldung Zeit läuft. Erst dann geben Sie das Armband an das erste Kind aus.
  5. Wiederholen Sie die Schritte mit dem zweiten Armband und dem passenden Tarif für das zweite Kind.
  6. Wenn Pfand eingestellt ist, kassieren Sie die beiden Pfandzeilen jetzt. Ohne Pfand ist beim Einlass keine Zahlung nötig.

Kontrolle: Es wurden zwei Zeiten gestartet und kein persönliches Kundenkonto angelegt. Die angezeigten letzten vier Zeichen der Kartennummer helfen, die Armbänder auseinanderzuhalten.

Kaffee und Kuchen während des Aufenthalts

  1. Öffnen Sie in der Tischübersicht den Café-Tisch der Familie, beispielsweise Tisch 7.
  2. Wählen Sie Kaffee und Kuchen wie bei einer normalen Tischbestellung.
  3. Buchen Sie die Bestellung auf den Tisch; kassieren Sie sie noch nicht.
  4. Weitere Bestellungen werden später auf denselben Tisch gebucht.

Die Spielzeiten laufen unabhängig davon weiter. Für eine Zwischenübersicht öffnen Sie in der Direktkasse Tisch abrechnen: Dort stehen offene Café-Tische und laufende Karten mit ihren aktuellen Beträgen.

Gemeinsam bezahlen beim Gehen

  1. Öffnen Sie die Direktkasse und warten Sie, bis die Artikel vollständig geladen sind.
  2. Lesen Sie nacheinander beide Armbänder ein. Im Warenkorb erscheint je Kind eine Zeitzeile. Ein wiederholter Scan desselben Armbands erzeugt keine zweite Zeile.
  3. Tippen Sie auf Tisch abrechnen in der Leiste über dem Warenkorb.
  4. Wählen Sie Tisch 7 aus. Die Liste zeigt Tischname, Gruppe und offenen Betrag. Die offenen Café-Bestellungen erscheinen zusätzlich im Warenkorb.
  5. Prüfen Sie, dass zwei Spielzeiten und die richtigen Café-Positionen enthalten sind. Weitere Artikel können jetzt hinzugefügt werden.
  6. Tippen Sie auf Bar, EC oder Optionen. Jetzt werden die Spieluhren gestoppt und der endgültige Betrag berechnet.
  7. Ohne Pfandrückgabe läuft die Zahlung mit diesem festen Betrag weiter. Mit Pfandrückgabe zeigt die Kasse zuerst die negativen Rückgabezeilen: Nehmen Sie die Armbänder zurück, prüfen Sie die Zeilen und drücken Sie erneut auf die gewünschte Zahlung.
  8. Schließen Sie die Zahlung ab und geben Sie den gemeinsamen Beleg aus. Für den Papierbon muss der Drucken-Schalter aktiv und der Bondrucker eingerichtet sein.
  9. Legen Sie die zurückgenommenen Armbänder für den nächsten Einlass bereit.

Erst sammeln und prüfen, dann kassieren

Ein Scan beim Gehen stoppt die Uhr noch nicht. Das Entfernen einer Zeitzeile aus dem Warenkorb stoppt sie ebenfalls nicht. Erst der Start des Kassierens über Bar, EC oder Optionen schreibt die Zeit fest. Auch wenn Sie anschließend die Zahlung abbrechen, bleiben die Uhren gestoppt und die gebuchten Zeiten offen.

Armband nicht zurückgegeben

Entfernen Sie nur die Pfand-Rückgabezeile des fehlenden Armbands, bevor Sie die Zahlung erneut starten. Seine Spielzeit bleibt auf dem Beleg.

Regeln für die gemeinsame Rechnung

  • Es wird jeweils ein Café-Tisch mit beliebig mehreren Spielarmbändern zusammen abgerechnet. Ein zweiter ausgewählter Café-Tisch ersetzt den ersten.
  • Über Lösen können Sie einen versehentlich geladenen Tisch vor der Übernahme wieder aus dem Warenkorb nehmen; seine Bestellungen bleiben offen. Nach der Übernahme zum Kassieren lässt sich der Tisch nicht mehr lösen.
  • Ohne Café-Bestellung werden nur die Armbänder eingescannt und gemeinsam bezahlt.
  • Während Kartenzeiten oder ein Tisch im Warenkorb liegen, werden Ketten-Gutscheinverkauf und Leergut-Rücknahme als separate Vorgänge durchgeführt.
  • Speisen und Getränke werden in diesem Ablauf auf den Café-Tisch gebucht. Für Verzehr und Guthaben direkt auf einer Karte gibt es das Disco-Modul.

6 Vorführung ohne NFC Leser

Warten Sie zunächst, bis die Kasse ihre Artikel geladen hat und Tisch abrechnen verfügbar ist. Sie können die Kartennummer im Suchfeld der Direktkasse eingeben und mit Enter bestätigen. Das Tipptempo spielt dabei keine Rolle; auch Einfügen funktioniert.

  1. Verwenden Sie für das erste Demo-Armband 04AA1301, für das zweite 04BB1302.
  2. Klicken Sie in das Suchfeld, tippen Sie die erste Nummer vollständig ein und drücken Sie Enter.
  3. Wählen Sie den Spieltarif. Warten Sie auf Zeit läuft.
  4. Geben Sie die zweite Nummer genauso ein und wählen Sie deren Tarif.
  5. Zum Abrechnen geben Sie dieselben vollständigen Nummern nochmals ein und bestätigen jeweils mit Enter. Beide Spielzeiten erscheinen im Warenkorb.
  6. Holen Sie den Café-Tisch über Tisch abrechnen dazu und bezahlen Sie wie in Schritt 5.

Eingabeformat: Die NFC-Nummer besteht aus 8 bis 20 Zeichen in gerader Anzahl und verwendet die Ziffern 0–9 und Buchstaben A–F. Groß- und Kleinschreibung sind gleichwertig. Geben Sie die vollständige Nummer ein, nicht nur die vier angezeigten Endzeichen. Verwenden Sie keine Nummer, die bereits als Artikelnummer oder Barcode vergeben ist: Ein Artikeltreffer hat Vorrang. Gültige Warenbarcodes werden nicht als neue NFC-Karte behandelt.

Legen Sie vor der Vorführung mindestens einen aktiven Zeitartikel an. Im Spielbereich öffnet eine freie Nummer ausschließlich die Tarifauswahl; eine laufende Nummer lädt ihre Zeitbuchung. Es wird keine Kunden- oder Bonuskarte angelegt. Solange die Artikel noch laden, weist die Kasse die Karteneingabe mit einer Meldung zurück; geben Sie die Nummer anschließend erneut ein.

7 Probedurchlauf vor dem ersten Kunden

Führen Sie die folgenden Schritte in Ihrer Testumgebung mit dem später eingesetzten Kassenarbeitsplatz und dem tatsächlichen Mitarbeiterkonto aus.

Prüfung Durchführung Erwartetes Ergebnis
Einlass ohne Kundendaten Zwei freie Armbänder scannen oder die beiden Demo-Nummern eingeben und Tarife wählen Zweimal Zeit läuft, kein Formular für Name oder Adresse
Café-Bestellung Kaffee und Kuchen auf Tisch 7 buchen Beide Positionen bleiben offen auf Tisch 7
Zeitbetrag Eine Weile warten, dieselben Armbänder erneut einlesen Zwei Zeitzeilen mit positiven Beträgen
Doppeltes Einlesen Ein Armband nochmals einlesen Weiterhin genau zwei Zeitzeilen
Gemeinsamer Warenkorb Tisch abrechnen → Tisch 7 Beide Spielzeiten sowie Kaffee und Kuchen stehen im Warenkorb
Gemeinsamer Beleg Mit Bar bezahlen, Beleg ausgeben Ein Beleg mit allen Positionen; Café-Bestellungen bezahlt
Wiederverwendung Ein abgerechnetes Armband erneut einlesen Wieder Tarif wählen für einen neuen Aufenthalt
Pfand, falls aktiviert Pfand beim Einlass kassieren, beim Gehen Armbänder zurücknehmen Rückgabezeile je tatsächlich bezahltem Pfand; Zahlung nach Prüfung erneut bestätigen

Preisprobe für die Beispieltarife: Bei genau 60 Minuten kosten die beiden Spielzeiten 6,00 € und 4,00 €, zusammen 10,00 €. Zu den Spielzeiten kommt der gebuchte Café-Verzehr. Bis zum Beginn des Kassierens wächst der Zeitbetrag weiter; bei einem kurzen Probedurchlauf vergleichen Sie daher die tatsächliche Laufzeit statt pauschal einen Stundenpreis zu erwarten.

8 Kartenzahlung und Buchhaltung

DiKAS unterstützt eine ZVT-Anbindung für passende Kartenzahlungsterminals.

Für die gemeinsame Familienrechnung über EC muss das Terminal bereits verbunden sein:

  1. Lassen Sie am Terminal die ECR-/Kassenanbindung über TCP/IP aktivieren.
  2. Öffnen Sie Admin → Einstellungen → Hardware → Zahlungsoptionen, legen Sie das Terminal als ZVT an und tragen Sie die vom Anbieter vorgegebene IP-Adresse, den Port und gegebenenfalls das Terminal-Passwort ein.
  3. Speichern Sie und führen Sie Status prüfen aus. Ordnen Sie das Terminal dem verwendeten Kassenarbeitsplatz zu.
  4. Führen Sie vor dem Einsatz eine Kartenzahlung durch. Eine Bar-Probe ersetzt diese Prüfung nicht.

Die Netzwerkverbindung muss das Terminal erreichen können. Bei einer Cloud-Kasse erfolgt die lokale Geräteanbindung über den Hardware-Agent. Die vollständige Anleitung steht unter ZVT-Terminal anschließen.

Für den DATEV-Dateiexport öffnen Sie Admin → DATEV → Konfiguration. Hinterlegen Sie die mit Ihrer Kanzlei abgestimmten Mandanten- und Beraterdaten, den Kontenrahmen und die Kontierung einschließlich Pfand. Speichern Sie und prüfen Sie den ersten exportierten Buchungsstapel mit Ihrer Kanzlei. Schritte und Exportablauf: DATEV Export.

9 Wenn etwas nicht wie erwartet läuft

Beobachtung Nächster Schritt
Nach Eingabe erscheint kein Tarifdialog Vollständige NFC-Nummer im Suchfeld mit Enter bestätigen; aktiven Artikel vom Typ Zeitartikel prüfen. Prüfen, ob die Nummer stattdessen einen Artikel trifft.
Armband wird beim Einlass nicht gelesen Leseranschluss und Kompatibilität prüfen; mit einer manuellen Demo-Nummer den Kassenablauf testen. Ein unbekanntes Armband ohne gestartete Uhr kann noch nicht über die Tischliste ausgewählt werden.
Das Armband zeigt beim Einlass bereits eine Zeit Es gehört noch zu einem offenen Aufenthalt. Nicht einem neuen Kind ausgeben; zuerst den bisherigen Vorgang klären.
Meldung Budget überschritten bei einer Karte Prüfen, ob die Nummer bereits als Kunden-/Bonuskarte verwendet wird. Für den Einlass freie Spielarmbänder verwenden; eine vorhandene Kundenkarte kann zusätzlichen Guthaben- und Budgetregeln unterliegen.
Café-Tisch fehlt in Tisch abrechnen Bestellung wirklich auf diesen Tisch buchen und Mitarbeiterrecht Alle Tische abrechnen prüfen. Ein leerer Tisch erscheint nicht in der Liste offener Beträge.
Armband verloren In Tisch abrechnen die richtige Karte anhand der bekannten Nummer auswählen. Bei bezahltem Pfand deren Rückgabezeile entfernen. Zum Zuordnen kann beim Einlass die Kartenkurznummer zusammen mit der Café-Tischnummer notiert werden, ohne persönliche Kinderdaten.
Falscher Tarif gestartet Eine laufende Kartenzeit lässt sich nicht nachträglich auf einen anderen Tarif umstellen. Den Vorgang mit einer berechtigten Leitung klären, bevor neu eingelassen oder kassiert wird.
Zahlung abgebrochen Die Zeiten bleiben gestoppt und offen. Vor einem erneuten Zahlungsversuch prüfen, ob das Terminal bereits belastet hat. Bei unklarem Ausgang zuerst Zahlungsstatus und Beleg klären.
Kasse geschlossen oder Browser neu geladen Die Uhr liegt auf dem Server. Bei laufenden Aufenthalten Armbänder erneut einlesen; bei bereits übernommenen Zeiten den offenen Zieltisch über Tisch abrechnen laden.
Tischübernahme wird verweigert Zahlungsrecht und Tisch umsetzen verweigern im Personalstamm prüfen.

Weiterführende Anleitungen